Choisir un locataire sans discriminer : pièces autorisées

Pour choisir un bon locataire sans discriminer, tu ne peux réclamer que les documents pour louer fixés par le décret n° 2015-1437 : identité, domicile, activité professionnelle et ressources. Toute autre pièce est interdite et t’expose à une amende de 3 000 € (15 000 € pour une SCI). Le tri se fait sur la solvabilité, jamais sur la personne.

C’est tout le paradoxe de la sélection : tu as le droit de refuser un candidat, mais seulement pour de bonnes raisons. Refuser parce que les revenus sont trop justes, c’est légitime. Refuser parce que le candidat a un enfant en bas âge, parle mal le français ou « ne fait pas sérieux », c’est de la discrimination — un délit puni par le Code pénal.

Le Défenseur des droits a publié un guide sur l’accès au logement précisément parce que les refus déguisés sont fréquents, souvent sans intention de nuire. Cet article te donne la matrice exacte : ce que tu peux demander, ce que tu ne peux pas, les huit pièces que la plupart des bailleurs réclament à tort, et comment formuler un refus sans te mettre en danger.

Documents pour louer : la liste exacte du décret 2015-1437

La règle de base est simple : la liste des pièces que tu peux exiger d’un candidat locataire (ou de sa caution) est limitative. Elle est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Tout ce qui n’y figure pas est interdit.

Le décret range les pièces autorisées en quatre catégories. Pour chacune, tu peux demander une (ou parfois plusieurs) des pièces listées.

Catégorie	Pièces autorisées (exemples)
Identité	Carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour (un seul document, en cours de validité)
Domicile	3 dernières quittances de loyer, attestation d’hébergement, dernier avis de taxe foncière, titre de propriété de la résidence principale
Activité professionnelle	Contrat de travail, attestation de l’employeur, extrait Kbis, carte professionnelle, carte d’étudiant
Ressources	3 derniers bulletins de salaire, dernier ou avant-dernier avis d’imposition, justificatifs de prestations sociales, attestation de versement de pension

Le candidat fournit les originaux ou des copies : tu ne peux pas exiger que les documents soient certifiés conformes ou apostillés. Et tu ne peux pas réclamer un type de pièce que le candidat ne possède pas pour le pénaliser — par exemple exiger trois bulletins de salaire d’un travailleur indépendant qui te présente déjà son avis d’imposition.

Ce cadre vaut pour tous les baux d’habitation résidence principale : bail vide, bail meublé, colocation. Si tu loues à la chambre, la logique est la même pour chaque colocataire — et le choix du contrat lui-même mérite réflexion en amont, comme on le détaille dans le guide sur le bail à choisir pour louer une chambre.

Les 8 pièces interdites que tout le monde demande à tort

Voici les pièces le plus souvent réclamées par habitude ou par excès de prudence, et qui sont pourtant interdites. Les demander t’expose à la sanction (voir plus bas), même si le candidat te les fournit « de bon cœur ».

1. Photo d’identité (hors celle du document d’identité officiel)
2. Carte Vitale ou copie de l’attestation de Sécurité sociale
3. Relevé de compte bancaire ou attestation d’absence de découvert
4. Extrait de casier judiciaire
5. Dossier médical ou tout justificatif d’état de santé
6. Contrat de mariage, jugement de divorce, livret de famille
7. Attestation de bonne tenue du compte émise par la banque
8. Imposition du prélèvement automatique comme mode de paiement unique du loyer (clause réputée non écrite, art. 4 de la loi n° 89-462). Le RIB n’est pas interdit en soi : en demander un après la signature, pour mettre en place un virement, reste licite.

À cette liste s’ajoutent les jugements de toute nature, les justificatifs d’appartenance à une association ou un syndicat, et l’attestation d’absence de crédit en cours. Le réflexe « plus j’ai d’infos, mieux je choisis » est exactement celui qui te met en faute : ces pièces ne renseignent pas sur la solvabilité, elles renseignent sur la vie privée.

Le même cadre limitatif s’applique à la caution (le garant). Tu ne peux lui demander que les pièces de son propre dossier, dans les mêmes catégories — pas plus que ce que tu demandes au locataire. Pour vérifier un garant correctement sans déraper, le détail figure dans l’article sur la caution physique et les documents à exiger.

Refus légitime vs refus discriminatoire : la ligne rouge

Tu n’es pas obligé de louer à n’importe qui. La loi te laisse refuser un candidat — mais le motif doit être objectif et lié à la capacité à payer, pas à la personne.

La discrimination est définie par l’article 225-1 du Code pénal comme « toute distinction opérée entre les personnes physiques » fondée sur des critères protégés : l’origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l’apparence physique, l’état de santé, le handicap, l’âge, le lieu de résidence, les opinions, l’appartenance ou non à une religion ou une ethnie, entre autres. Refuser un logement sur l’un de ces motifs est puni par l’article 225-2 du Code pénal de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Concrètement, voici la ligne rouge :

Refus LÉGITIME (objectif, sur la solvabilité)	Refus DISCRIMINATOIRE (sur la personne)
Revenus inférieurs à 3 fois le loyer	« Vous avez un enfant en bas âge »
Dossier incomplet malgré relance	« Je préfère louer à un couple »
Pas de garant alors que requis	« Vous parlez mal le français »
Justificatifs manifestement falsifiés	« À votre âge, mieux vaut une résidence senior »
Candidat retenu avant lui (premier dossier complet)	« Le quartier ne va pas avec votre profil »

Le critère des revenus égaux à environ 3 fois le loyer est une pratique de marché, pas une obligation légale : tu peux l’appliquer, mais comme un seuil de solvabilité, pas comme un prétexte. Attention aussi : refuser un candidat parce qu’il bénéficie d’une aide au logement (APL) ou parce qu’il est garanti par Visale peut être analysé comme discriminatoire — non pas au titre d’un critère nommé « aide au logement » (il n’existe pas), mais par rattachement à la « particulière vulnérabilité résultant de la situation économique », l’un des critères protégés de l’art. 225-1 du Code pénal. Le mode de paiement du loyer n’est pas un critère de tri. Si la solvabilité te préoccupe, la bonne réponse n’est pas d’écarter un profil, mais de sécuriser le loyer avec une garantie comme Visale ou une GLI.

Ce que tu peux écrire dans un email de refus sans risque

Beaucoup de bailleurs se mettent en danger non pas au moment du choix, mais au moment de l’écrire. Un email de refus mal formulé devient une preuve.

La règle : reste factuel, parle du dossier, jamais de la personne.

À écrire (sûr) :

« Bonjour, après examen des dossiers reçus, j’ai retenu une candidature dont le dossier était complet et conforme aux critères de ressources. Je vous remercie de votre intérêt et vous souhaite une bonne recherche. »

ou, si le motif est la solvabilité :

« Bonjour, les justificatifs de ressources transmis ne couvrent pas le seuil de revenu appliqué pour ce logement (environ trois fois le montant du loyer). Je ne peux donc pas donner suite. »

À ne JAMAIS écrire :

• Toute mention d’un critère protégé (« avec un bébé », « à votre âge », « vous n’êtes pas d’ici »)
• Une justification trop bavarde qui finit par révéler un préjugé
• Une exigence de pièce interdite (« il me fallait votre relevé bancaire »)

En pratique, mieux vaut un refus court et neutre qu’une longue explication. Tu n’as pas l’obligation légale de motiver ton refus dans le détail — alors ne t’embarque pas dans une justification qui pourrait se retourner contre toi.

Côté données personnelles, le RGPD s’applique aussi. Une fois ta sélection faite, tu ne peux pas conserver indéfiniment les dossiers des candidats refusés : selon le référentiel CNIL « gestion locative », les pièces doivent être détruites dès qu’elles ne sont plus utiles à la décision d’attribution, la conservation en base active de l’ordre de trois mois étant en principe considérée comme adéquate — sauf accord du candidat pour les conserver. Garder une pile de pièces d’identité et d’avis d’imposition de gens à qui tu n’as pas loué, c’est un risque inutile.

Sur ce point, regrouper les documents d’un seul dossier au même endroit aide à ne pas les éparpiller : dans Plinthos, tu peux stocker les documents partagés (PDF, JPEG, PNG) liés à un logement et à un contrat, et garder une trace propre du dossier retenu sans accumuler les pièces des candidats écartés. Si tu veux voir comment l’app centralise contrats et documents, jette un œil aux fonctionnalités.

Les sanctions : 3 000 € pour un particulier, 15 000 € pour une SCI

Demander une pièce qui ne figure pas dans le décret 2015-1437 n’est pas un simple faux pas : c’est sanctionné. L’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit une amende administrative prononcée par le préfet.

Bailleur	Montant maximal de l’amende
Personne physique (particulier)	3 000 €
Personne morale (SCI, SARL, agence)	15 000 €

Cette amende vise la demande de pièce interdite. Elle se distingue de la sanction pénale de la discrimination (art. 225-2 du Code pénal : 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende), qui relève du juge pénal. Les deux peuvent se cumuler : exiger un relevé bancaire pour mieux écarter un profil, par exemple, c’est potentiellement les deux à la fois.

Le bon réflexe : avant chaque mise en location, vérifie ta liste de pièces demandées contre les quatre catégories du décret. Si une pièce n’y est pas, tu la retires. C’est aussi simple — et bien moins coûteux — que de la réclamer « au cas où ».

Questions fréquentes

Puis-je demander un garant en plus du dossier du locataire ?

Oui. Exiger une caution (un garant) est autorisé, et tu peux lui demander son propre dossier — dans les mêmes quatre catégories de pièces que le locataire, ni plus ni moins. Le formalisme de l’engagement de caution est strict (mention de l’art. 2297 du Code civil). Attention en revanche : tu ne peux pas cumuler une caution avec une assurance loyers impayés, sauf si tu loues à un étudiant ou un apprenti.

Le candidat refuse de fournir un document autorisé : puis-je l’écarter ?

Oui, à condition que le document soit dans la liste autorisée et utile à l’appréciation de la solvabilité. Un dossier incomplet (par exemple sans aucun justificatif de ressources) est un motif de refus légitime. Mais tu dois traiter tous les candidats de la même manière : tu ne peux pas réclamer la pièce manquante à l’un et la passer à l’autre.

Est-ce que je peux exiger des revenus égaux à 3 fois le loyer ?

C’est une pratique de marché courante et admise comme seuil de solvabilité. Elle n’est pas imposée par la loi, mais tu peux l’appliquer pour évaluer la capacité à payer. Ce qui compte, c’est de l’appliquer de façon égale à tous les candidats et de ne pas t’en servir comme prétexte pour écarter un profil sur un critère protégé.

Combien de temps puis-je conserver les dossiers des candidats non retenus ?

Le RGPD impose de ne pas garder les données plus longtemps que nécessaire. Une fois la sélection faite, les dossiers des candidats refusés doivent être détruits dès qu’ils ne sont plus utiles à la décision d’attribution : le référentiel CNIL « gestion locative » considère une conservation en base active de l’ordre de trois mois comme en principe adéquate, sauf si le candidat accepte que tu les conserves pour une autre location. Conserver des pièces d’identité et avis d’imposition sans raison est un risque.

Puis-je refuser un locataire bénéficiaire des APL ou garanti par Visale ?

Non. Le mode de financement du loyer (aide au logement, garantie Visale) n’est pas un critère de sélection. Refuser pour ce motif peut être analysé comme discriminatoire. Si tu cherches à sécuriser le paiement, l’approche est d’ajouter une garantie, pas d’écarter le candidat — et en cas de difficulté, mieux vaut connaître à l’avance la marche à suivre en cas de loyer impayé.

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Sélectionner un locataire, ce n’est pas enquêter sur sa vie : c’est vérifier qu’il pourra payer, avec les quatre catégories de pièces autorisées, puis choisir le premier dossier complet et solvable. Tout le reste — relevé bancaire, situation de famille, état de santé — est hors-jeu et risqué. Pour garder un dossier propre, centralisé et conforme une fois le locataire choisi, découvre comment Plinthos gère contrats et documents.

Les lois citées sont à jour à la date de publication. La sélection d’un locataire et le respect du droit de la non-discrimination peuvent soulever des cas particuliers : pour une situation précise (litige, refus contesté, contrôle), consulte un avocat, une ADIL ou le Défenseur des droits.