Sollecito pagamento canone: raccomandata o PEC e fac simile

Il sollecito di pagamento del canone è la richiesta scritta con cui chiedi all’inquilino di saldare l’affitto arretrato entro un termine, prima di passare alle vie legali. Per essere utile va inviato con uno strumento tracciabile — raccomandata A/R o PEC — e va graduato: prima un promemoria morbido, poi una richiesta formale, infine una diffida ad adempiere. È il passaggio che precede, e spesso evita, lo sfratto.

La differenza tra un sollecito che funziona e uno che ti complica la vita sta tutta nel cosa scrivi e nel quando. Un tono troppo morbido al terzo mese ti fa perdere tempo; un tono intimidatorio fin dal primo ritardo ti espone a rischi tu, non l’inquilino.

In questo articolo trovi la timeline reale della morosità, quando scegliere la raccomandata e quando la PEC, tre fac simile pronti da copiare (morbido, formale, diffida) e cosa non scrivere mai in una lettera all’inquilino moroso.

La timeline della morosità: cosa fare e quando

La morosità non è uno stato binario “paga / non paga”. È una sequenza, e a ogni fase corrisponde uno strumento diverso. Muoverti con l’arnese sbagliato al momento sbagliato è l’errore più comune.

Ecco la progressione realistica, partendo dal giorno in cui il canone scade:

Fase	Tempistica	Cosa mandi	Strumento
Ritardo lieve	1-10 giorni dalla scadenza	Promemoria informale	Messaggio / email (poi tracci)
Sollecito morbido	21-30 giorni	Sollecito scritto, tono cordiale	Raccomandata A/R o PEC
Sollecito formale	30-60 giorni	Richiesta formale con scadenza	Raccomandata A/R o PEC
Diffida ad adempiere	60+ giorni	Diffida con termine e avvertimento risoluzione	Raccomandata A/R o PEC
Vie legali	dopo la diffida inevasa	Atto di intimazione di sfratto	Avvocato + ufficiale giudiziario

Il riferimento sostanziale da tenere a mente è l’art. 5 della L. 392/1978: per le locazioni abitative la morosità rilevante scatta quando il ritardo sul canone supera 20 giorni dalla scadenza prevista in contratto (per gli oneri accessori — spese condominiali, bollette ribaltate — la soglia è il mancato pagamento di un importo superiore a due mensilità di canone). Tradotto: se l’affitto si paga entro il 5 del mese, dal 26 in poi sei tecnicamente in posizione per agire. Non devi aspettare tre mesi.

Questo non significa correre dall’avvocato il giorno 26. Significa che il primo sollecito scritto serio ha senso intorno a quella soglia: documenta che hai dato modo all’inquilino di rimettersi in regola, e nello stesso tempo costruisce la prova della morosità che ti servirà se la situazione degenera.

Tracciare con precisione chi ha pagato e quando è la base di tutto questo. Senza prova documentale, l’inquilino in udienza può sostenere di aver pagato in contanti e tu ti ritrovi a ricostruire a memoria. Plinthos genera il pagamento mensile il 1° di ogni mese e tiene lo storico con foto della ricevuta confermata o rifiutata con motivazione: quando arrivi al sollecito hai già una cronologia ordinata da allegare.

Raccomandata A/R o PEC: cosa scegliere

La domanda ricorrente è questa, e la risposta dipende da una cosa sola: che cosa hai dichiarato nel contratto e cosa puoi provare in giudizio.

Entrambi gli strumenti hanno valore legale e producono una data certa e una prova di consegna. La scelta è pratica:

	Raccomandata A/R	PEC
Prova di invio	Ricevuta di spedizione	Ricevuta di accettazione
Prova di consegna	Avviso di ricevimento firmato	Ricevuta di avvenuta consegna
Costo	~5-8€ a invio	incluso nel canone PEC annuo
Quando preferirla	Inquilino senza PEC, o sempre prudente	Inquilino con PEC dichiarata in contratto
Rischio	Mancato ritiro alla posta	Casella inquilino piena/scaduta

Regola pratica: la raccomandata A/R è la scelta sicura quasi sempre, perché tutti hanno un indirizzo fisico e l’avviso di ricevimento è la prova più “robusta” davanti a un giudice. La compiuta giacenza (l’inquilino non ritira la raccomandata ma la posta la tiene a disposizione per il periodo previsto) vale comunque come notifica avvenuta: non puoi sfuggire al sollecito semplicemente non ritirandolo.

La PEC ha senso quando l’inquilino ha un indirizzo PEC e — meglio ancora — quando quell’indirizzo è indicato nel contratto come domicilio digitale per le comunicazioni. In quel caso la PEC è immediata, gratuita e con prova di consegna automatica. Mandare una PEC a un privato che non ne ha mai dichiarata una serve a poco: molti studenti e lavoratori giovani non hanno PEC attiva.

Una soluzione che molti proprietari adottano: inviare contestualmente PEC e raccomandata. Costa qualche euro in più ma chiude ogni discussione sulla ricezione. Se devi scegliere una sola via e non sai se l’inquilino legge la PEC, scegli la raccomandata A/R.

Da evitare per la fase formale: WhatsApp, SMS ed email semplice. Vanno benissimo per il promemoria iniziale dei primi giorni, ma non producono la stessa prova di consegna e di data certa. Per il sollecito formale e la diffida usa sempre raccomandata o PEC.

Cosa scrivere: tre fac simile (morbido, formale, diffida)

Il contenuto cambia con la fase. Ecco tre modelli da adattare. Sostituisci i dati tra parentesi quadre.

1. Sollecito morbido (21-30 giorni)

Tono cordiale, presuppone una dimenticanza. L’obiettivo è recuperare il pagamento senza incrinare il rapporto.

Oggetto: Promemoria pagamento canone di [mese/anno]

Gentile [Nome Cognome],

ti scrivo per ricordarti che il canone di locazione relativo al mese di [mese/anno], pari a [importo]€, in scadenza il [data], non risulta ancora versato.

Probabilmente si tratta di una semplice dimenticanza. Ti chiedo cortesemente di provvedere al pagamento entro il [data, es. 7 giorni], con bonifico all’IBAN [IBAN].

Se hai già pagato o se ci sono difficoltà di cui parlare, scrivimi pure: troviamo una soluzione.

Cordiali saluti, [Nome Cognome locatore] — [data]

2. Sollecito formale (30-60 giorni)

Più asciutto, con una scadenza precisa e l’indicazione di cosa accade dopo. Niente minacce, solo fatti.

Oggetto: Sollecito di pagamento canone scaduto

[Nome Cognome inquilino], [indirizzo immobile]

Con la presente La sollecito formalmente al pagamento dei canoni di locazione relativi a [elenco mesi], per un totale di [importo]€, oltre agli oneri accessori eventualmente dovuti, scaduti e non corrisposti alla data odierna.

La invito a saldare l’importo entro e non oltre il [data, es. 10 giorni dalla ricezione], mediante bonifico all’IBAN [IBAN], indicando la causale [causale].

In difetto, mi vedrò costretto a tutelare le mie ragioni nelle competenti sedi.

[Nome Cognome locatore], [luogo e data] — inviata a mezzo [raccomandata A/R / PEC]

3. Diffida ad adempiere (60+ giorni)

È l’atto più importante. La diffida ad adempiere è prevista dall’art. 1454 del Codice Civile: intima per iscritto al debitore di adempiere entro un termine congruo, con l’avvertimento che, decorso inutilmente quel termine, il contratto si intende risoluto. Il codice fissa un termine non inferiore a 15 giorni, salvo diversa pattuizione delle parti o salvo che, per la natura del contratto o secondo gli usi, risulti congruo un termine minore. Per la morosità sull’affitto, indicare almeno 15 giorni è la scelta prudente.

Oggetto: Diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. — pagamento canoni scaduti

A [Nome Cognome inquilino], conduttore dell’immobile sito in [indirizzo], in forza del contratto di locazione registrato il [data] al n. [estremi registrazione].

Risultano non pagati i canoni di [elenco mesi] per complessivi [importo]€, oltre interessi e oneri accessori.

La diffido formalmente, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1454 c.c., a corrispondere l’intera somma entro il termine di 15 (quindici) giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico all’IBAN [IBAN].

La avverto che, decorso inutilmente tale termine senza integrale pagamento, il contratto si intenderà risoluto di diritto e procederò senza ulteriore avviso alle azioni a tutela del mio credito e al recupero dell’immobile, con addebito delle spese.

[Nome Cognome locatore], [luogo e data] — inviata a mezzo [raccomandata A/R / PEC]

La diffida ad adempiere ha un doppio valore. Da un lato è l’ultimo tentativo bonario con scadenza certa; dall’altro, vale come costituzione in mora del debitore (art. 1219 c.c.), cioè la formale messa in mora che fa decorrere con certezza gli interessi e consolida la prova del tuo credito. Se l’inquilino è disponibile a uscire, a questo punto è spesso più rapido chiudere con una scrittura privata di risoluzione consensuale, come spiegato nella guida sullo sfratto per morosità: tempi reali e costi. Diverso è il caso in cui sia l’inquilino a voler lasciare l’immobile prima della scadenza: lì entra in gioco il recesso anticipato del conduttore, con regole e preavvisi del tutto distinti dalla morosità.

Cosa NON scrivere mai

Qui molti proprietari, esasperati, si fanno male da soli. Una lettera può ritorcersi contro chi la firma.

1. Minacce esplicite o sproporzionate. “Ti butto fuori di casa”, “ti faccio passare i guai”, “ti rovino” non hanno alcun valore giuridico e possono integrare ipotesi di minaccia o molestia. La frase corretta è asciutta: “tutelerò le mie ragioni nelle sedi competenti”.

2. Annuncio di staccare luce, acqua o gas, o cambiare la serratura. Non solo è inefficace come pressione: metterlo in atto è autotutela illecita, con rischio di denuncia penale per esercizio arbitrario delle proprie ragioni o violenza privata. Anche solo minacciarlo per iscritto ti mette dalla parte del torto. L’unico modo legale di rientrare nell’immobile è la procedura di sfratto.

3. Insulti, riferimenti personali, toni offensivi. Una lettera con espressioni denigratorie può esporti a profili di diffamazione, soprattutto se la mandi in copia ad altri (familiari, datore di lavoro, garante). La comunicazione resta tra te e l’inquilino, e tra l’inquilino e l’eventuale garante.

4. Cifre inventate o arrotondate “per il disturbo”. Indica solo i canoni e gli oneri effettivamente dovuti, con il dettaglio dei mesi. Gonfiare l’importo o aggiungere “penali” non pattuite indebolisce la tua posizione e dà all’inquilino un appiglio per contestare tutto.

5. Promesse o rinunce ambigue. Evita frasi tipo “se non paghi entro venerdì chiudo un occhio fino a fine mese”. Se accetti pagamenti parziali, mettilo per iscritto come acconto sul mese specifico, altrimenti crei ambiguità che un giudice può leggere a tuo sfavore.

Una nota a margine: se hai incassato un deposito cauzionale all’inizio del contratto, tieni presente che non puoi “compensarlo” unilateralmente con i canoni arretrati durante il rapporto — il deposito serve a coprire i danni e gli inadempimenti a fine locazione, e il suo utilizzo va gestito con regole proprie.

La regola generale: scrivi come se la lettera dovesse finire davanti a un giudice. Perché potrebbe.

Dopo la diffida: cosa succede davvero

Se il termine della diffida scade senza pagamento, hai costruito un fascicolo solido e puoi muoverti su due fronti, anche in parallelo.

Per riprendere la casa serve la convalida di sfratto per morosità (artt. 658 e seguenti del c.p.c.): un avvocato predispone l’atto di intimazione di sfratto e citazione per la convalida, che viene notificato all’inquilino tramite ufficiale giudiziario. In udienza l’inquilino può non opporsi (e il giudice convalida lo sfratto), opporsi, oppure chiedere il termine di grazia — la cosiddetta purgazione della mora prevista dall’art. 55 della L. 392/1978, che gli consente di sanare i canoni arretrati più interessi e spese entro un termine concesso dal giudice (fino a 90 giorni, prorogabile in casi di comprovata difficoltà). Se sana, lo sfratto non viene convalidato e il contratto prosegue.

Per recuperare i soldi serve invece un titolo esecutivo separato: il decreto ingiuntivo (art. 633 c.p.c.), che ti permette poi di attivare pignoramenti. Spesso conviene chiederlo in parallelo allo sfratto, perché lo sfratto ti restituisce l’immobile ma non liquida automaticamente il credito.

C’è anche una ragione fiscale per non rimandare: per i contratti abitativi recenti, i canoni non incassati possono uscire dal reddito imponibile già dal momento dell’intimazione di sfratto o dell’ingiunzione di pagamento — il dettaglio è nella guida dedicata allo sfratto per morosità: tempi, costi e regime fiscale dei canoni non incassati. Aspettare mesi prima di formalizzare significa pagare tasse su soldi che non vedrai.

Tieni tutto tracciato dal primo ritardo: la cronologia dei pagamenti, le ricevute, le copie dei solleciti inviati. Se vuoi automatizzare la parte di tracciamento — generazione dei canoni mensili, conferma con foto ricevuta, storico esportabile da girare all’avvocato — vedi come funziona Plinthos →.

Domande frequenti

Dopo quanti giorni di ritardo posso mandare il primo sollecito?

Puoi inviare un promemoria informale già dopo pochi giorni di ritardo. Il primo sollecito scritto serio, con raccomandata o PEC, ha senso intorno ai 20-30 giorni: l’art. 5 della L. 392/1978 fissa proprio a 20 giorni dalla scadenza la soglia oltre cui il ritardo sul canone diventa morosità rilevante per le locazioni abitative. Mandarlo a quella soglia documenta la tua diligenza e costruisce la prova.

Il sollecito via WhatsApp ha valore legale?

Per il primo promemoria amichevole va bene, ma non offre la prova di consegna e di data certa che ti serve in giudizio. Un messaggio può essere disconosciuto o cancellato. Per il sollecito formale e soprattutto per la diffida usa sempre la raccomandata A/R o la PEC, che producono una prova di spedizione e di ricezione opponibile a un giudice.

La diffida ad adempiere è obbligatoria prima dello sfratto?

No, non è formalmente obbligatoria: puoi procedere direttamente con l’intimazione di sfratto per morosità tramite avvocato. Ma la diffida ex art. 1454 c.c. è quasi sempre consigliata: dà all’inquilino un’ultima occasione con scadenza certa (almeno 15 giorni), vale come costituzione in mora (art. 1219 c.c.) e dimostra in giudizio che hai tentato la via bonaria. Spesso il pagamento arriva proprio dopo la diffida.

Cosa rischio se scrivo una lettera con toni minacciosi?

Rischi di trasformarti da creditore a indagato. Frasi come “ti rovino” o l’annuncio di staccare le utenze possono integrare minaccia, molestia o, se diffuse a terzi, diffamazione. Cambiare la serratura o staccare luce e acqua è autotutela illecita, con rischio di denuncia penale anche se l’inquilino non paga da mesi. Mantieni i toni asciutti e limitati ai fatti.

Posso chiedere gli interessi sui canoni in ritardo?

Sì. Sui canoni scaduti e non pagati maturano gli interessi di mora dalla scadenza, e la diffida (o qualsiasi richiesta scritta di pagamento) vale come costituzione in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c., consolidando la decorrenza degli interessi. Indica nella lettera che chiedi la somma “oltre interessi e oneri accessori”, senza quantificare cifre arbitrarie: il calcolo esatto lo definisci poi con l’avvocato o il commercialista.

Il sollecito non è solo una formalità burocratica: gestito bene, è lo strumento che nella maggior parte dei casi recupera il canone senza dover mai vedere un’aula di tribunale. La sequenza giusta — promemoria, sollecito formale, diffida, sempre con strumenti tracciabili e toni misurati — protegge il tuo credito e ti tiene dalla parte della ragione. Se invece la morosità si consolida, avere già pronti la cronologia dei pagamenti e le copie dei solleciti rende tutto più rapido. Per tenere i pagamenti e le ricevute ordinati fin dal primo mese, scopri come Plinthos gestisce canoni e scadenze →.

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Le leggi citate sono aggiornate alla data di pubblicazione dell’articolo. I fac simile sono modelli generici da adattare al caso concreto. Per casi specifici (morosità consolidata, sfratti, contratti complessi) consulta un avvocato o un’associazione di proprietari prima di agire.