Régularisation annuelle des charges : comment la faire

La régularisation annuelle des charges est l’opération obligatoire par laquelle le bailleur compare, une fois par an, les provisions encaissées aux charges réellement supportées et récupérables, puis solde la différence. Le fondement est l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, qui impose un décompte par nature envoyé un mois avant la demande de paiement.

La régularisation annuelle des charges est l’opération obligatoire par laquelle le bailleur compare, une fois par an, les provisions sur charges encaissées sur douze mois aux charges réellement supportées et récupérables sur la même période, et solde la différence — trop-perçu remboursé au locataire ou complément demandé. Le fondement est l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, qui impose la régularisation annuelle, la communication d’un décompte par nature de charges au locataire avec un préavis d’un mois avant la demande de paiement du solde, et la tenue des justificatifs à disposition pendant six mois après envoi du décompte.

Dans cet article : la procédure complète en huit étapes, comment construire le décompte par nature de charges, les pièges à éviter (charges hors liste limitative du décret 87-713, GLI, gros entretien), les cas particuliers (copropriété, bail mobilité), les délais et la prescription.

Le cadre juridique en deux articles

Avant la procédure, il faut bien séparer deux articles que beaucoup de bailleurs confondent.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 régit les charges récupérables, les provisions sur charges et la régularisation annuelle obligatoire. C’est l’unique fondement pour ce que tu vas faire ici. Le texte dit que les charges récupérables sont accessoires au loyer et exigibles sur justification, que leur liste est fixée par décret en Conseil d’État, que les provisions doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle, qu’un mois avant la demande de paiement du solde le bailleur doit communiquer au locataire le décompte par nature de charges ainsi que le mode de répartition entre locataires d’un même immeuble, et que pendant les six mois qui suivent l’envoi de ce décompte les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire.

L’article 23-1 de la même loi vise un sujet totalement différent : la contribution du locataire au partage des économies de charges issues de travaux d’économie d’énergie réalisés par le bailleur (décret n° 2009-1439 du 23 novembre 2009 et arrêté du même jour). Si tu cherches “art. 23-1” pour la régularisation annuelle, tu te trompes d’article. Le fondement de la régularisation, c’est l’art. 23 tout court.

La liste des charges récupérables est posée par l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Elle est limitative : huit catégories (ascenseurs, eau et chauffage collectif, installations individuelles, parties communes intérieures, espaces extérieurs, hygiène, équipements divers, impositions et redevances). Tout ce qui n’est pas dans cette annexe n’est pas récupérable. Pas d’exception, pas de “ça paraît logique donc je récupère” : si c’est hors liste, c’est pour ta poche.

Vois aussi : Diviser les charges entre colocataires : 4 méthodes pour la couche “répartition entre colocataires” qui se greffe au-dessus de la régularisation bailleur-locataire. Les deux méthodes les plus utilisées en colocation sont détaillées dans Charges au prorata des m² : méthode et calcul exact et Charges au prorata des jours : quand c’est juste.

La procédure en 8 étapes

La régularisation annuelle suit toujours la même séquence. Tu peux la faire à la main sur tableur, mais l’enchaînement reste identique.

1. Choisir la période de référence. Douze mois consécutifs, alignés soit sur l’exercice de la copropriété (cas le plus pratique si l’immeuble est en copropriété, parce que tu attends le décompte du syndic), soit sur l’année calendaire, soit sur l’anniversaire du bail. Tu fixes la règle une fois et tu la gardes — changer chaque année rend le décompte illisible.
2. Collecter les justificatifs. Factures EDF si tu paies l’électricité des parties communes, factures d’eau collective, annexe 10 du syndic (récapitulatif des charges récupérables de la copropriété), factures d’entretien de la chaudière collective, contrats de nettoyage des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc. Tu ne factures rien dont tu n’as pas la facture en main.
3. Calculer le total des charges récupérables. Tu reprends chaque ligne, tu vérifies qu’elle entre dans une des huit catégories du décret 87-713, et tu additionnes. Si la facture du syndic mélange du récupérable et du non-récupérable (cas standard), tu ne gardes que la colonne “récupérable” — l’annexe 10 te la donne déjà séparée.
4. Filtrer les non-récupérables. Reste au bailleur : frais de gestion locative, gros entretien et grosses réparations (ravalement, toiture), honoraires syndic part bailleur, taxe foncière (seule la TEOM est refacturable au locataire : voir Taxe foncière : qui paye quoi dans le bail en 2026), prime GLI (hors liste limitative — voir GLI : assurance loyers impayés, avec ou sans Visale), abonnement Internet quand il est inclus dans le forfait meublé (voir Internet inclus dans le loyer : avantages et risques), assurance propriétaire non occupant. Ces lignes ne rentrent jamais dans le décompte du locataire.
5. Comparer aux provisions encaissées. Tu fais la somme des provisions versées par le locataire sur les douze mois (typiquement 12 × le montant mensuel inscrit au bail). Deux cas :
   • Provisions > charges réelles récupérables → trop-perçu, à rembourser au locataire (par virement ou imputation sur le loyer du mois suivant, avec son accord).
   • Charges réelles récupérables > provisions → complément à demander au locataire.
6. Préparer le décompte par nature. C’est le document obligatoire de l’art. 23. Tu ne peux pas écrire “régularisation : 220 €”. Tu dois ventiler par nature de charges (eau, chauffage collectif, entretien ascenseur, nettoyage parties communes, etc.) avec, pour chaque ligne, la base juridique (référence à la catégorie de l’annexe du décret 87-713), le critère de répartition (tantièmes de copropriété, m², nombre d’occupants), la quote-part du locataire, les provisions encaissées correspondantes et le solde.
7. Envoyer le décompte au locataire au moins un mois avant la demande de paiement du solde. C’est le délai imposé par l’art. 23. Si tu envoies un appel de fonds le 15 et le décompte le 10, c’est irrégulier. Le locataire peut alors refuser de payer tant que le délai d’un mois n’est pas écoulé. Envoi par courrier simple suffit, mais la LRAR ou l’email avec accusé de lecture est conseillé pour la preuve.
8. Tenir les justificatifs à disposition pendant six mois après l’envoi du décompte. Le locataire a le droit de venir consulter les factures, les contrats, l’annexe 10 du syndic — à ses heures ouvrables raisonnables, à un endroit raisonnable. Tu n’es pas obligé d’envoyer les justificatifs avec le décompte, mais tu dois pouvoir les présenter pendant six mois.

Si tu veux automatiser cette séquence, Plinthos relie tes factures aux provisions encaissées sur la période et te génère le décompte annuel par nature de charges, prêt à envoyer au locataire.

Le décompte par nature de charges, ligne par ligne

Le décompte est le cœur de la régularisation. Sans lui, la demande de complément n’est pas valable. Voici une trame pour un T2 en copropriété (tantièmes 35/1000) :

Nature	Base (décret 87-713)	Charge totale	Quote-part locataire
Eau froide collective	Annexe II	6 280 €	220 €
Chauffage collectif	Annexe II	17 800 €	623 €
Entretien ascenseur	Annexe I	4 200 €	147 €
Nettoyage parties communes	Annexe IV	3 100 €	109 €
Taxe enlèvement OM	Annexe VIII	95 €	95 €
Total récupérable	—	—	1 194 €

Provisions encaissées : 960 €. Solde dû par le locataire : +234 €. Décompte envoyé le 1er juillet → paiement exigible à partir du 1er août.

Le décompte doit contenir : une ligne par nature de charges, la référence à la catégorie du décret 87-713, le mode de répartition (tantièmes, m², occupants), la quote-part, le total des provisions, le solde, et la période de référence. Un décompte qui se contente d’écrire “Régularisation charges 2025 : 234 €” n’est pas conforme à l’art. 23 et le locataire peut refuser le paiement.

Erreurs fréquentes qui coûtent cher

Les six erreurs qui reviennent dans 80 % des litiges sur la régularisation.

1. Récupérer des charges hors liste du décret 87-713. La gestion locative, le gros entretien (ravalement, étanchéité toiture), la prime GLI, la taxe foncière, l’assurance propriétaire non occupant ne sont pas récupérables. Si tu les mets dans le décompte, le locataire peut les contester ligne par ligne et tu devras rembourser. La règle est mécanique : pas dans la liste limitative, pas dans le décompte.
2. Décompte en bloc, sans ventilation par nature. L’art. 23 exige “le décompte par nature de charges”. Un total unique n’est pas opposable au locataire. Et un juge, en cas de litige, écartera la demande.
3. Pas de mise à disposition des justificatifs. Six mois minimum après l’envoi du décompte. Si le locataire demande à consulter et que tu n’as plus les factures (ou que tu refuses), il peut suspendre le paiement du solde jusqu’à régularisation.
4. Régularisation décalée de plusieurs années. L’art. 23 alinéa 2 impose la régularisation annuelle. Régulariser 3 ans en bloc en 2026 pour 2023-2024-2025 est techniquement possible mais juridiquement fragile : le locataire peut opposer la prescription triennale de l’art. 7-1 de la loi 89-462 pour la part de plus de trois ans, et un juge peut considérer que le retard caractérise une renonciation tacite.
5. Calculer la GLI dans les charges récupérables. Erreur classique. La prime GLI n’est pas récupérable parce qu’elle ne figure pas dans la liste limitative du décret 87-713 — fondement art. 23 loi 89-462 + décret 87-713, pas art. 4. Elle reste à 100 % à la charge du bailleur, comme le coût de ta propre assurance.
6. Confondre charges récupérables et travaux d’économie d’énergie. Les travaux d’isolation, de remplacement chaudière, etc. relèvent du partage des économies de charges de l’art. 23-1 (décret 2009-1439). C’est un dispositif séparé, plafonné à 15 ans, soumis à conditions de fond et de forme spécifiques. Ne pas glisser ces sommes dans la régularisation annuelle ordinaire.

Cas particulier : copropriété et annexe 10 du syndic

Si l’immeuble est en copropriété, le syndic produit chaque année un arrêté des comptes qui sépare les charges récupérables (annexe 10) des non-récupérables (annexe 11), selon le décret 87-713. Tu prends la colonne “récupérable” appliquée à tes tantièmes, tu ajoutes les charges hors copropriété que tu paies en direct (eau si compteur individuel facturé au bailleur, taxe OM si non incluse, entretien chaudière individuelle), puis tu compares aux provisions.

C’est pour cette raison que beaucoup de bailleurs en copropriété calent leur période de régularisation sur l’exercice du syndic : tu n’as pas à reconstruire les charges au prorata.

Cas particulier : bail mobilité — pas de régularisation

Le bail mobilité (art. 25-12 à 25-18 de la loi 89-462) déroge au régime des provisions. L’article 25-18 prévoit que les charges sont récupérées sous forme de forfait versé avec le loyer, qui ne peut donner lieu à complément ni à régularisation ultérieure. Le montant ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport au dernier décompte par nature de charges.

Conséquence : en bail mobilité, pas de régularisation annuelle. Tu factures un forfait fixe et tu assumes l’écart. Le risque est entièrement sur le bailleur si le forfait est sous-estimé. Pour les baux nus (3 ans) et les baux meublés classiques (1 an), la régularisation reste obligatoire selon l’art. 23.

Délais et prescription

Trois délais à garder en tête :

• Régularisation annuelle obligatoire (art. 23 al. 2 loi 89-462). Une fois par an, pas plus, pas moins.
• Préavis d’un mois entre l’envoi du décompte et la demande de paiement du solde (art. 23).
• Justificatifs à disposition pendant six mois après l’envoi du décompte (art. 23 al. 4).
• Prescription triennale : l’action en paiement des charges récupérables se prescrit par trois ans à compter de l’exigibilité (art. 7-1 loi 89-462). Au-delà, le locataire peut refuser le paiement en invoquant la prescription.

Symétriquement, si tu as trop encaissé en provisions et que tu n’as pas régularisé, le locataire dispose lui aussi de trois ans pour réclamer le remboursement.

Questions fréquentes

Que faire si le locataire quitte le logement en cours d’année ?

Tu fais une régularisation au prorata de la période occupée. Les provisions encaissées sur les mois où il a habité sont comparées aux charges récupérables calculées sur la même fraction de l’exercice. En pratique, si le décompte de copropriété n’est pas encore disponible (par exemple, locataire parti en mars, décompte syndic clos en décembre), tu peux régulariser provisoirement sur la base du dernier exercice connu et solder définitivement à la réception du décompte annuel. Le locataire doit te laisser une adresse de transfert.

Et en cas de décès du locataire ?

La régularisation est due jusqu’à la date d’effet de la résiliation du bail (transmission aux héritiers ou résiliation, selon les cas — voir art. 14 loi 89-462). Le décompte final est adressé aux héritiers ou au notaire chargé de la succession. Les sommes dues ou remboursées font partie du passif/actif de la succession.

Que se passe-t-il si j’ai perdu certains justificatifs ?

Tu ne peux pas récupérer une charge dont tu n’as pas la facture. Si tu envoies un décompte et que le locataire demande à consulter les justificatifs, tu dois pouvoir les montrer pendant les six mois post-envoi. À défaut, le locataire peut contester la ligne et obtenir le retrait du décompte. Conserver les factures et le décompte syndic au moins 4-5 ans (au-delà de la prescription triennale) est la pratique standard.

Puis-je faire une régularisation tous les deux ans pour simplifier ?

Non. L’art. 23 alinéa 2 impose la régularisation annuelle. Une régularisation biennale ou triennale est non conforme. En cas de litige, le juge appréciera, mais le locataire peut légitimement opposer le défaut de régularisation annuelle et refuser le paiement d’un complément cumulé sur plusieurs années (sous réserve de la prescription triennale qui joue contre toi).

Comment réclamer un complément si le locataire refuse de payer ?

D’abord, vérifier que le décompte est conforme (par nature de charges, base juridique, période de référence) et que le préavis d’un mois a été respecté. Si oui, envoyer une LRAR de mise en demeure. Si pas de paiement, la clause résolutoire du bail peut être activée en cas d’impayé de charges (art. 24 loi 89-462) après commandement de payer demeuré infructueux pendant six semaines. En pratique, la voie la plus courante reste l’injonction de payer auprès du tribunal judiciaire pour les sommes modestes.

Pour finir

La régularisation annuelle n’a rien de mystérieux : collecter les factures, filtrer ce qui est dans la liste limitative du décret 87-713, comparer aux provisions, ventiler par nature dans un décompte conforme, envoyer au locataire avec un préavis d’un mois, tenir les justificatifs à disposition pendant six mois. Le reste est de la discipline.

Un décompte non conforme, c’est un solde non exigible et un locataire qui refuse de payer le complément. Mieux vaut tenir un tableur propre toute l’année que tout reconstruire en panique. Si tu veux automatiser, Plinthos relie factures et provisions et te génère le décompte annuel prêt à envoyer — voir comment fonctionne l’app.

Les textes cités (loi 89-462, décret 87-713, décret 2009-1439) sont à jour à la date de publication de cet article. Pour les cas spécifiques (régularisations contentieuses, immeubles avec dispositifs particuliers, partage des économies de charges au sens de l’art. 23-1), consulte un avocat ou une association de propriétaires (UNPI, ANIL).