Inventario de entrega de la habitación: qué documentar

Alquilas una habitación en un piso compartido de Granada. La inquilina entra en septiembre, sale en junio. Cuando entras a revisar la habitación encuentras un agujero detrás del cabecero, el parquet rayado al lado del escritorio y una mancha oscura en el techo. Quieres retener 500 € de la fianza. Ella te contesta que “ya estaba así cuando llegué”. Sin un papel firmado al inicio, el juzgado te va a dar la razón a ella.

El inventario de entrega es el documento que describe el estado de la habitación el día en el que el inquilino recibe las llaves. Es la prueba que necesitas para retener parte de la fianza por daños: sin él, la carga de la prueba (art. 217 de la LEC) recae sobre ti y la presunción del art. 1563 del Código Civil — que el arrendatario es responsable del deterioro salvo prueba en contrario — pierde fuerza porque no tienes punto de partida con el que comparar.

En este artículo: por qué el inventario es prueba, qué tiene que llevar dentro, cómo se hacen las fotos para que aguanten en un juicio verbal, qué firma y dónde, y los errores que lo convierten en papel mojado.

Por qué el inventario es prueba, no formalismo

Cuando al final del contrato retienes parte de la fianza alegando daños, en caso de disputa eres tú quien tiene que probar tres cosas: que el daño existe, que no estaba antes y que es imputable al inquilino. El art. 217 de la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil — la “carga de la prueba” — pone esa obligación sobre quien afirma el hecho del que pretende deducir un efecto jurídico.

A favor del arrendador trabaja una presunción importante: el art. 1563 del Código Civil dice que “el arrendatario es responsable del deterioro o pérdida que tuviere la cosa arrendada, a no ser que pruebe haberse ocasionado sin culpa suya”. Es una inversión de la carga de la prueba: probado el deterioro, le toca al inquilino demostrar que no es culpa suya. El art. 1564 CC extiende esa responsabilidad a daños causados por las personas de la familia o criados, y por los huéspedes que el inquilino admita en la casa.

El problema es que para activar la presunción del art. 1563 CC tienes que poder demostrar que el deterioro se produjo durante la ocupación y no antes. Y eso solo lo demuestras con un baseline escrito y firmado del estado inicial. Sin él, el inquilino solo tiene que decir “ya estaba así” y el juez lo valora sin elementos objetivos: el peso vuelve sobre ti. El art. 1561 CC cierra el círculo — el arrendatario debe devolver la cosa “tal como la recibió”, pero “tal como la recibió” es justo lo que tienes que poder describir.

Qué tiene que incluir

Un inventario útil se compone de tres bloques: identificación, descripción del estado, y anexo fotográfico.

Identificación (cabecera)

• Dirección completa del piso e identificación de la habitación (“habitación 2, lado patio interior”, “habitación grande con balcón”)
• Fecha y hora de la entrega
• Nombre, apellidos y DNI de arrendador e inquilino
• Referencia al contrato de arrendamiento (fecha y nº de registro autonómico de fianza si aplica)
• Llaves entregadas: tipo y número (“2 llaves portal + 1 llave puerta piso + 1 llave habitación + 1 mando garaje”)

Descripción detallada del estado

Para cada elemento, describe marca/modelo cuando importe, condiciones y defectos visibles. Evita “buen estado” genérico: si en el juzgado te preguntan qué significaba “buen estado”, no tendrás respuesta.

Categoría	Qué describir
Paredes	Color, pintura reciente o vieja, presencia de agujeros, manchas, descascarillados
Suelo	Material (parquet, baldosa, laminado), condiciones, arañazos, abolladuras
Techo	Pintura, manchas de humedad, fisuras
Puertas y ventanas	Funcionamiento de cerraduras, cristales, persianas, mosquiteras
Sanitarios (si los hay en la habitación)	Estado lavabo, grifería, posibles grietas
Iluminación	Plafones, bombillas funcionando, enchufes operativos
Mobiliario	Cama, armario, escritorio, silla: marca, condiciones, marcas de uso
Electrodomésticos	Frigo-bar, aire acondicionado, televisor: marca, modelo, número de serie, funcionamiento
Ropa (si incluida)	Colchón, almohadas, mantas: estado, manchas, signos de uso

Para cada elemento describe lo que ves: “pared izquierda: blanca, pintada hace tiempo, marca de cuadro retirado a 1,40 m del suelo, sin agujeros”. Mejor descripción larga que adjetivo vago.

Lectura de contadores

Aunque los suministros estén a tu nombre e incluidos en la renta, anota la lectura el día de la entrega: agua, gas, electricidad. Te sirven al final para detectar consumos anómalos o para comparar entre inquilinos sucesivos.

Anexo fotográfico

El inventario textual no basta. Necesitas fotos de cada ángulo de la habitación y detalles concretos: esquinas del suelo, paredes frontales y de canto, interior de armario y cajones, estado del colchón y las almohadas.

Numera las fotos y referéncialas en el texto: “estado pared izquierda → foto 03; detalle arañazo parquet zona escritorio → foto 12”. Guarda los ficheros con el número en el nombre (habitacion-foto-03.jpg).

Fotos: EXIF, WhatsApp y lo que aceptan los jueces

Las fotos son la prueba más contestada porque son digitales y modificables. Tres reglas prácticas:

1. Conserva los originales, no las copias de WhatsApp. WhatsApp comprime las imágenes y borra los metadatos EXIF (fecha, hora, ubicación). Pasa las fotos por cable o por nube (Google Drive, iCloud) manteniendo el archivo original del móvil.

2. El timestamp EXIF ayuda pero no es prueba absoluta. Los metadatos EXIF se pueden alterar con herramientas comunes. Los jueces los aceptan junto con otros elementos — la firma del inquilino sobre el inventario, la coherencia con la fecha del contrato, testigos del walkthrough — pero rara vez de forma aislada.

3. Genera un PDF de síntesis y fírmalo. Inventario textual + fotos numeradas con fecha visible (puedes incrustar el timestamp con una app de marca de agua) + firmas en cada página. Ese PDF, firmado a bolígrafo sobre impresión escaneada o con firma electrónica reconocida, es el documento que llevas al juzgado.

La firma electrónica cualificada — DNI electrónico, certificado FNMT, Cl@ve Firma — tiene la misma fuerza probatoria que la firma manuscrita por aplicación de la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza y del Reglamento eIDAS (UE 910/2014). Para un casero con 2-3 habitaciones quizás es excesivo, pero estandariza el proceso si manejas varias.

La rutina del día de la entrega

Un procedimiento que funciona — orientativamente 30-45 minutos para una habitación amueblada en piso compartido:

1. Llega con el inventario ya redactado en borrador. Datos personales, descripción de los muebles principales, plantilla base.
2. Haz el walkthrough con el inquilino presente. Entráis juntos, describís en voz alta lo que veis, anotáis las observaciones que él haga (“este arañazo ya estaba”).
3. Las fotos, en ese momento. Nada de “ya las saco luego”. Fotos sacadas con el inquilino delante son muy difíciles de impugnar.
4. Leed el inventario final juntos. Si discute un punto, anótalo en claro (“el inquilino señala arañazo previo — foto 12”) en lugar de borrar la línea. Documentar el desacuerdo es mejor que tacharlo.
5. Firmad ambos cada página. No solo la última. Bloquea la objeción tipo “esa hoja se añadió luego”.
6. Manda copia al inquilino el mismo día. Email o WhatsApp con el PDF firmado. Queda sello temporal en el servidor de envío.

Si gestionas varias habitaciones, mantener este flujo ordenado (quién firmó qué, dónde están las fotos, qué lectura de contador es de cada inquilino) es donde una app dedicada ayuda. En Plinthos vinculas el inventario en PDF, las fotos y el recibo de fianza al contrato del inquilino concreto, todo en la misma pantalla. Mira cómo →

El inventario de salida: el mismo modelo, en espejo

El mismo documento sirve para el check-out. Imprime el inventario de entrada, llévalo contigo el día de la salida y repite el ejercicio: walkthrough con el inquilino, fotos desde los mismos ángulos que las iniciales (misma pared, mismo encuadre), anotación de diferencias sobre la copia (“pared izquierda → ahora presenta agujero de 4 cm — foto salida 04”) y firma del acta. Si hay desacuerdo, haz que firme “visto, no conforme”; negarse a firmar no te hace perder el derecho, pero conviene dejar un correo registrado describiendo el rechazo.

Este contraste entrada/salida es lo que te permite retener fianza con base sólida. Para profundizar en qué retenciones aguantan y qué pruebas pedir, mira Retención de la fianza: cuándo es legítima y qué pruebas pedir; sobre plazos y devengo de intereses al 3,25%, Devolución de la fianza: plazo de 1 mes, intereses y disputas.

Desgaste por uso normal vs daño imputable

La frontera entre uno y otro es la base de la mitad de las disputas de fianza. No hay tabla legal cerrada, pero la jurisprudencia menor da líneas claras:

Elemento	Desgaste normal (no retenible)	Daño imputable (retenible con prueba)
Paredes	Amarilleado tras 3-4 años, marcas finas de muebles arrimados	Agujeros sin tapar, grafitis, manchas permanentes de comida/líquidos
Parquet/laminado	Pequeñas opacidades, roces por movimiento de sillas	Rayas profundas, hinchazones por agua, quemaduras
Sanitarios	Cal moderada, esmalte algo deslucido	Roturas, desconchados, sellados despegados por mala conservación
Muebles	Cajones que cierran algo peor, decoloración por luz	Puertas rotas, costados hundidos, manchas no eliminables
Colchón	Hundimiento ligero tras uso prolongado	Manchas, quemaduras de cigarrillo, desgarros
Pintura general	Necesidad de retoque tras 4+ años de uso	Manchas de humo (si había cláusula de no fumar), restos de humedad por ventilación incorrecta

El art. 1561 CC excluye expresamente de la responsabilidad del inquilino “lo que hubiese perecido o se hubiera menoscabado por el tiempo o por causa inevitable”. Cuanto más largo el contrato, más amplia la franja de desgaste tolerable.

Casos especiales del alquiler por habitación

Inventario solo de la habitación + zonas comunes. Tiene que cubrir la habitación con uso exclusivo (incluyendo armario, mobiliario, ventana) y la porción de zonas comunes que el inquilino usa (cocina, baño, salón). Para las zonas comunes basta una descripción más general — estado del frigo, encimera, lavabo — porque la responsabilidad por daños se reparte entre los inquilinos del piso. Cuando el inquilino es estudiante, la elección entre contrato de temporada y vivienda habitual cambia el régimen aplicable: lo cubre alquiler de habitación a estudiantes: contrato específico o estándar.

Mobiliario añadido o retirado durante el contrato. Si a mitad de contrato cambias el escritorio o quitas un mueble, firma un anexo al inventario con fecha y nueva foto. Sin anexo, en la salida no puedes alegar nada sobre el mueble nuevo ni descargar responsabilidades sobre el retirado.

Daños en zonas comunes. Si la placa o el grifo se rompen, determinar el responsable es complicado sin pruebas concretas. Habla con todos los inquilinos del piso en el momento, anota versiones por separado, y solo entonces decide si la retención es proporcional. Antes de retener, comprueba si la avería era una reparación a tu cargo: la frontera la marca quién paga las reparaciones (art. 21 LAU), porque solo el deterioro imputable al inquilino justifica el descuento.

Aviso sobre el marco legal: la jurisprudencia menor está dividida sobre si la LAU se aplica al alquiler por habitación con zonas comunes (AP Madrid 28/3/2019 vs AP Cantabria 166/2026). La buena noticia: tanto bajo LAU como bajo Código Civil, el art. 1561 CC (“devolver tal como la recibió”) y la presunción del art. 1563 CC se aplican igual. El inventario tiene el mismo valor probatorio en ambos casos.

Errores que invalidan el inventario

1. Descripciones genéricas. “Buen estado”, “todo en orden” no significan nada en juzgado. El juez pedirá que demuestres qué significaba “buen estado” y no podrás.
2. Fotos sin fecha o solo por WhatsApp. La compresión borra metadatos. La defensa siempre podrá sostener que las fotos se sacaron al final.
3. Solo descripción, sin fotos. Las palabras solas no bastan. Sin comparación visual, “ya estaba” es contestable.
4. Fotos solo de la salida, ninguna del inicio. Sin baseline, no puedes demostrar que algo ha cambiado. Error número uno entre arrendadores ocasionales.
5. Inventario no firmado por el inquilino. Un documento firmado solo por ti es autocertificación, no prueba frente al otro. Si se niega a firmar, propón anotar el desacuerdo; si rechaza igualmente, plantéate entregar las llaves sin ese papel.
6. Inventario fuera del contrato. Anéxalo formalmente como “Anexo I — Estado de la habitación” al contrato depositado en el organismo autonómico de fianzas.

Cuándo conviene un perito

Para una habitación en alquiler estándar, un informe pericial técnico jurado al momento de la entrada es desproporcionado. Tiene sentido si el mobiliario es de alto valor o si el deterioro previsible es alto. Como referencia orientativa, algunos arrendadores valoran perito ya al inicio para posibles daños > 1.500 €; es un umbral práctico, no normativo.

Más frecuente es coinvolucrar al perito a la salida, cuando el inquilino discute las retenciones y el caso puede acabar en juicio verbal (cuantía hasta 15.000 € desde la reforma procesal de 2024). Un informe técnico ex post vale mucho, pero solo funciona si tienes el inventario de entrada con el que comparar.

El procedimiento post-salida: cómo cerrar bien

Una vez recogidas las llaves, el ciclo se cierra así:

1. Compara inventario de entrada vs estado actual punto por punto.
2. Documenta diferencias con fotos del mismo ángulo y, si hay daños, pide presupuesto del reparador (dos si el daño > 300 €).
3. Notifica al inquilino la liquidación con detalle: concepto, importe, justificantes adjuntos. Mejor por burofax o correo certificado con acuse — deja constancia fehaciente.
4. Devuelve el saldo neto por transferencia con concepto “devolución fianza contrato [fecha] menos retenciones”.
5. Si el inquilino reclama, el plazo general de prescripción para acciones personales es de 5 años desde que pudo ejercitarse (art. 1964 CC tras la Ley 42/2015 que lo redujo desde los 15 anteriores).

Un punto procesal del que se habla menos: la Ley Orgánica 1/2025 de eficiencia del Servicio Público de Justicia, en vigor desde el 3 de abril de 2025, hizo de los Medios Adecuados de Solución de Controversias (MASC) un requisito de procedibilidad previo a la demanda civil. Antes de pleitear sobre la fianza, tanto tú como el inquilino tenéis que acreditar haber intentado mediación, conciliación o negociación con abogado. Un inventario sólido facilita ese paso: la otra parte ve la prueba y muchas veces se cierra antes de la demanda.

Preguntas frecuentes

¿El inventario es obligatorio por ley?

No, ninguna norma específica lo impone. Pero en la práctica es casi imprescindible: sin él, en caso de disputa eres tú quien debe probar el estado inicial (art. 217 LEC) y la presunción del art. 1563 CC pierde fuerza porque no tienes baseline. Es lo que te da herramientas reales de defensa.

¿Vale solo para habitaciones amuebladas?

No, vale para cualquier habitación. En una vacía describes paredes, suelo, techo, puertas, ventanas e instalación eléctrica; en una amueblada añades muebles y electrodomésticos. El principio es el mismo: documentar el estado inicial.

¿Si el inquilino se niega a firmar, qué hago?

No entregues las llaves hasta aclarar el motivo. Si discute una línea, modificad juntos el inventario anotando el desacuerdo y firmad la versión corregida. Si rechaza firmar sin motivo, considera si te interesa formalizar el contrato — es señal de problemas futuros. Si decides seguir adelante, deja constancia escrita (email o burofax) del rechazo y de tu inventario unilateral con fotos fechadas: vale menos que el firmado, pero algo aporta.

¿Las fotos del móvil tienen valor probatorio?

Sí, las fotos digitales son medio de prueba admitido. El valor sube si conservas los originales con EXIF intacto y están referenciadas en un inventario firmado. Solo por WhatsApp valen mucho menos.

¿La firma digital equivale a la manuscrita?

Sí, si es firma electrónica cualificada (reconocida) — DNIe, certificado FNMT, Cl@ve Firma —, que el art. 25.2 del Reglamento UE 910/2014 equipara plenamente a la manuscrita. La firma avanzada también es admisible como prueba, pero su valor probatorio puede requerir acreditar autenticidad e integridad si se impugna. Una imagen pegada en el PDF (firma simple visual) no cumple.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar daños tras la salida?

El art. 1964 CC fija un plazo general de prescripción de 5 años para acciones personales sin plazo específico (tras la Ley 42/2015 que lo redujo desde los 15 anteriores). La liquidación de la fianza se debe notificar dentro del mes legal del art. 36.4 LAU para no devengar intereses, pero si hay controversia tienes hasta 5 años para reclamar judicialmente.

En resumen

El inventario no te protege de los daños — te protege de no poder demostrarlos. Sin baseline a la entrada, hasta un daño evidente al final se vuelve discutible y la retención pasa de ser un descuento defendible a un litigio que se pierde en mediación o en juicio verbal. Con inventario firmado, fotos numeradas con metadatos intactos y baseline clara, la misma retención se sostiene.

Para quien alquila habitaciones de forma habitual, estandarizar el proceso es la diferencia entre cobrar lo que toca y devolver la fianza entera por falta de documentación. Plinthos te permite ligar inventario en PDF, fotos y recibo de fianza al contrato del inquilino concreto, así a la salida lo tienes todo en un solo sitio. Descubre cómo →

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Las leyes citadas están actualizadas a la fecha de publicación del artículo. Para casos específicos (disputas sobre fianza, contestaciones sobre la devolución, contratos complejos) consulta a un abogado o a una asociación de propietarios.