Retenues sur le dépôt : ce que tu peux vraiment garder

Ton locataire de Rennes te rend les clés après trois ans dans un T2 à 720 € : peinture défraîchie dans le salon, un trou de cheville dans la chambre, plaque de cuisson encrassée et une serrure dont il manque une clé. Tu as 1 800 € de dépôt à arbitrer. Combien tu peux retenir, et sur quelles bases ?

Les retenues sur le dépôt de garantie en France sont encadrées par l’article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : tu peux conserver les sommes dues au titre des loyers ou charges impayés, des dégradations excédant l’usure normale, et des réparations locatives mises à la charge du locataire — à condition de les justifier par des devis ou factures détaillés. La vétusté, elle, ne se retient pas : elle s’abat selon une grille de vétusté annexée au bail ou issue d’un accord collectif (décret n° 2016-382).

Dans cet article : la liste des retenues qui tiennent en justice, celles qui sautent dès la conciliation, l’état des lieux comme socle de preuve, la grille de vétusté, la charge de la preuve (art. 1731 du Code civil), et la procédure pratique pour notifier le décompte sans déclencher la pénalité 10 %.

Les retenues légitimes : ce que tu peux retenir avec preuve

L’article 22 de la loi 89-462 autorise quatre grands postes de retenue. Chacun exige un justificatif chiffré transmis au locataire, sans quoi la retenue tombe en cas de contestation.

Poste de retenue	Justificatif requis	Base légale
Loyers et charges impayés	Décompte locatif + relevés de paiement	Art. 22 loi 89-462
Régularisation de charges (copropriété)	Provision ≤ 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel	Art. 22 loi 89-462
Dégradations au-delà de l’usure normale	EDL entrée/sortie + devis ou facture	Art. 22 + art. 1731 CC
Réparations locatives à la charge du locataire	Devis ou facture + référence au décret 87-712	Décret n° 87-712 du 26/08/1987

Quelques précisions concrètes que les bailleurs sous-estiment :

• Les loyers impayés se retiennent au centime près, mais tu dois fournir un décompte chronologique (mois par mois, charges incluses ou non). Un simple “il doit 1 200 €” ne tient pas devant le juge.
• Les dégradations doivent être imputables au locataire et excéder l’usure normale. Une rayure de meuble dans le parquet est une dégradation ; une moquette usée après 8 ans, non.
• Les réparations locatives listées par le décret n° 87-712 du 26 août 1987 (entretien courant et petites réparations) sont à la charge du locataire : joints de robinet, rebouchage de petits trous de chevilles, entretien des appareils sanitaires.
• Le nettoyage extraordinaire est admis quand il est documenté : graisse de cuisine, dépôts de fumée, traces d’animaux. Pas un “forfait nettoyage” générique sans devis.
• La perte de clés ou badge justifie le coût de remplacement du barillet ou du badge — sur facture.

Cas pratique : si le locataire perd une clé d’un trousseau de trois, tu peux retenir le coût du remplacement du cylindre plus la fabrication des trois nouvelles clés (un tiers détient peut-être une copie). Présente la facture du serrurier ; pas de retenue forfaitaire.

Les retenues NON légitimes : celles qui sautent en conciliation

À l’inverse, plusieurs retenues couramment pratiquées par les bailleurs sont systématiquement écartées en Commission Départementale de Conciliation (CDC) ou devant le juge.

1. L’usure normale du temps. La peinture qui jaunit après 5-7 ans, la moquette usée après 7-10 ans, l’électroménager en fin de vie utile après une dizaine d’années — selon les accords collectifs et grilles de vétusté usuelles. Tu ne peux pas faire payer la rénovation de ce qui a simplement vieilli.
2. Les réparations qui incombent au bailleur. Le gros entretien, le ravalement de façade, la vétusté des installations (chaudière en fin de vie, fenêtres défaillantes par âge) restent à ta charge.
3. Le forfait nettoyage sans justificatif. “200 € pour le nettoyage” sans facture d’une entreprise de propreté, c’est une retenue qui tombe.
4. La réfection complète d’une pièce après usage normal. Repeindre tout le salon parce que la couleur est défraîchie n’est pas une dégradation ; c’est un travail d’entretien que tu fais entre deux locataires.
5. La retenue préventive. Tu n’as pas le droit de “garder une partie au cas où” sans la justifier par un devis ou une facture. La retenue doit être chiffrée, motivée, et notifiée dans le délai légal (1 ou 2 mois selon l’art. 22).

La logique générale est simple : tu fais payer la dégradation, pas la rénovation. Le locataire te rend le logement dans l’état où il l’a reçu, moins l’usure normale. Si tu veux remettre l’appartement à neuf pour le relouer plus cher, c’est ton investissement, pas une retenue.

Vois aussi le calendrier de restitution : Restitution du dépôt : délais, pénalité 10 % et retenues — pour savoir quand notifier le décompte et éviter la majoration automatique.

L’état des lieux : ton socle de preuve

Sans état des lieux d’entrée et de sortie, toutes tes retenues pour dégradation sont fragiles. L’article 3-2 de la loi 89-462 et le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixent le contenu obligatoire de l’EDL.

Ce que l’EDL doit contenir, selon le décret 2016-382 :

• Forme : contradictoire et amiable, ou, à défaut, par commissaire de justice (ex-huissier) à frais partagés par moitié.
• Un modèle commun aux EDL d’entrée et de sortie, pour permettre la comparaison case par case.
• Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès.
• La description précise des revêtements de sols, des murs, des plafonds et des équipements.
• Le relevé des compteurs (eau, électricité, gaz).
• Une grille de vétusté, le cas échéant, choisie par les parties (souvent issue d’un accord collectif au titre de l’art. 41 ter de la loi 86-1290).

Deux règles pratiques : photos datées annexées à l’EDL d’entrée (un EDL écrit “carrelage : bon état” est moins probant qu’une photo), et comparaison case par case à la sortie sur le même modèle. Si une partie refuse l’EDL, recours au commissaire de justice — les frais sont partagés (art. 3-2). Ne pas faire d’EDL “parce que ça traîne” est l’erreur la plus coûteuse du bailleur.

Si tu gères plusieurs locations à la chambre ou plusieurs appartements, garder les EDL, les photos et les pièces justificatives au même endroit fait la différence à la sortie. Plinthos centralise les documents par contrat (PDF/JPEG/PNG jusqu’à 20 Mo) — EDL d’entrée et de sortie, photos, devis, factures — pour que tu retrouves chaque pièce sans fouiller WhatsApp. Voir comment ça marche →

La grille de vétusté : l’arme qui évite les litiges

La vétusté est définie par le décret 2016-382 comme “l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal”. C’est l’usure qui n’est jamais imputable au locataire — peu importe sa durée d’occupation.

Une grille de vétusté définit, poste par poste :

• Une durée de vie théorique (combien d’années un équipement ou un revêtement est censé durer).
• Un coefficient d’abattement annuel (pourcentage retiré chaque année du coût de remplacement).
• Souvent une franchise les deux ou trois premières années (rien n’est abattu pour vétusté pendant cette période).

Les grilles couramment utilisées sont issues des accords collectifs prévus par l’article 41 ter de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. Le décret 2016-382 ne fixe pas lui-même les valeurs ; il renvoie à ces accords collectifs ou à un accord entre les parties.

Exemple chiffré simple. Tu as facturé 600 € pour repeindre une chambre. La peinture précédente a été refaite il y a 4 ans, et la grille prévoit une durée de vie théorique de 7 ans avec abattement linéaire.

• Vétusté = 4 / 7 = 57 % du coût supporté par toi.
• Reste imputable au locataire = 43 % de 600 € = 258 €.

Sans grille de vétusté annexée au bail, c’est le juge qui tranche au cas par cas (souvent défavorablement au bailleur). Annexer une grille reconnue à la signature est l’un des gestes les plus rentables que tu puisses faire — il transforme une discussion subjective en un calcul mécanique.

La charge de la preuve : art. 1731 CC et art. 9 CPC

L’article 1731 du Code civil pose une présomption favorable au bailleur : “S’il n’a pas été fait d’état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire.”

En clair : si l’EDL d’entrée existe, le bailleur n’a pas à prouver l’état initial — il s’appuie sur l’EDL. Si aucun EDL n’a été fait, la présomption joue théoriquement en faveur du bailleur, mais en pratique elle est facilement renversée par le locataire (photos, témoignages, vétusté manifeste).

Deux nuances qui changent la donne :

• L’alinéa 3 de l’art. 3-2 de la loi 89-462 prévoit que si une partie a fait obstacle à l’établissement de l’EDL, elle ne peut pas invoquer la présomption de l’art. 1731 CC en sa faveur. Donc si tu refuses de signer un EDL contradictoire à l’entrée pour “gagner du temps”, tu perds la présomption à la sortie.
• Charge de la preuve à la sortie (art. 9 du Code de procédure civile + art. 1353 du Code civil) : c’est au bailleur de prouver la dégradation et son coût. Photos EDL entrée vs sortie comparées, devis détaillé ou facture acquittée. Sans pièce, retenue invalidée.

Le bon réflexe : EDL contradictoire systématique, photos datées, et pour chaque retenue un devis ou une facture avec ta lettre de notification. Tu n’as pas besoin de payer la facture avant la restitution — un devis suffit si la réparation n’a pas encore eu lieu, à condition qu’il soit détaillé et signé.

La procédure pratique : notifier sans tomber dans la pénalité 10 %

Tu as 1 mois (EDL conforme) ou 2 mois (dégradations) à compter de la remise des clés pour restituer le solde du dépôt (art. 22). Au-delà, pénalité automatique de 10 % du loyer mensuel en principal par période mensuelle commencée en retard.

Voici la procédure qui tient :

1. Tu reçois les clés en main propre ou par LRAR. Note la date — elle déclenche le délai.
2. EDL de sortie avec le locataire, idéalement le même jour, sur le même modèle que l’EDL d’entrée.
3. Dans les 30 jours, tu collectes devis ou factures pour chaque poste de retenue et tu appliques la grille de vétusté.
4. Décompte ligne par ligne : poste, montant, justificatif joint.
5. Notification par LRAR : décompte + photocopies des devis / factures + grille de vétusté + relevé des paiements.
6. Restitution du solde par virement sur le compte indiqué par le locataire.
7. Cas copropriété : provision ≤ 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes (art. 22), puis régularisation au centime près.

Erreur fréquente : attendre d’avoir payé la facture avant de notifier. Non, le délai légal court depuis la remise des clés. Un devis détaillé suffit à motiver la retenue ; la facture définitive viendra ensuite.

Contestation : conciliation, juge, prescription

Si le locataire conteste la retenue, deux voies :

• Conciliation gratuite devant la Commission Départementale de Conciliation (CDC) — saisine simple, contradictoire, gratuite, souvent efficace en 2-4 mois. L’accord trouvé a valeur de transaction.
• Tribunal judiciaire, section juge des contentieux de la protection (JCP) pour les litiges de baux d’habitation. Procédure orale, ministère d’avocat non obligatoire jusqu’à 10 000 €. Audience en général dans les 6-12 mois selon la juridiction.

Prescription : 3 ans à compter du fait générateur (art. 7-1 de la loi 89-462). Concrètement, le locataire a 3 ans à compter de la remise des clés pour réclamer le solde de son dépôt ou contester une retenue. Au-delà, l’action est prescrite — c’est à toi de soulever cette fin de non-recevoir en défense.

Un cas particulier qui surprend les bailleurs : la vente du logement loué pendant le bail. Le dernier alinéa de l’article 22 de la loi 89-462 (disposition introduite par la loi MOLLE n° 2009-323 du 25 mars 2009 — alors alinéa 6, devenue le dernier alinéa de l’article après les ajouts de la loi ALUR de 2014) dispose que la restitution du dépôt incombe au nouvel acquéreur, même si le locataire avait versé le dépôt au vendeur. Cette règle est d’ordre public : toute clause contraire dans l’acte notarié n’est opposable qu’entre vendeur et acheteur, jamais au locataire. La Cour de cassation l’a confirmé post-MOLLE (3e civ., 8 septembre 2016, n° 15-19169) : le locataire s’adresse directement au nouvel acquéreur, sans avoir à prouver que le dépôt lui a été transmis.

Pour le détail des plafonds par type de bail (1 mois vide, 2 mois meublé, interdit en bail mobilité) vois aussi : Dépôt de garantie : 1 mois meublé, 2 mois vide — les règles. Et si une caution physique a été constituée, son activation suit son propre formalisme : voir Caution physique : qui peut se porter caution et vérifier.

Questions fréquentes

Puis-je retenir 200 € pour repeindre une chambre dont la peinture a 6 ans ?

Si la peinture a 6 ans, sa durée de vie théorique usuelle (5 à 7 ans selon les grilles) est atteinte. Avec une grille linéaire sur 7 ans, l’abattement vétusté serait d’environ 86 % à 6 ans — soit 28 € imputables sur 200 €. Sans dégradation manifeste excédant l’usure normale, mieux vaut ne pas retenir.

Le locataire refuse l’état des lieux de sortie. Que faire ?

Mandate un commissaire de justice (ex-huissier) qui dressera l’EDL en présence des deux parties (ou en l’absence du locataire dûment convoqué). Frais partagés par moitié (art. 3-2 loi 89-462). Tu conserves la présomption art. 1731 CC, et l’acte fait preuve jusqu’à inscription de faux.

Sans EDL d’entrée, puis-je quand même retenir pour dégradations ?

Théoriquement oui — l’art. 1731 CC présume que le locataire a reçu en bon état. En pratique, c’est très difficile : le locataire renverse facilement la présomption avec des photos d’entrée ou la vétusté manifeste. Et si tu as toi-même fait obstacle à l’EDL d’entrée, tu perds la présomption (art. 3-2 alinéa 3). Conclusion : fais l’EDL, toujours.

Combien de temps le locataire a-t-il pour contester la retenue ?

3 ans à compter de la remise des clés (art. 7-1 de la loi 89-462). Conserve EDL, devis et preuves de notification LRAR pendant au moins 3 ans après la fin du bail.

Je vends l’appartement pendant le bail. Qui rembourse le dépôt ?

Le nouvel acquéreur, d’office (dernier alinéa de l’art. 22 loi 89-462 — disposition introduite par la loi MOLLE 2009-323 alors à l’alinéa 6, devenue le dernier alinéa après les ajouts de la loi ALUR 2014 ; règle d’ordre public confirmée par Cass. 3e civ. 8 septembre 2016, n° 15-19169). Toute clause contraire dans l’acte notarié ne joue qu’entre vendeur et acheteur, jamais face au locataire.

Puis-je retenir le coût de remplacement complet d’un électroménager après 12 ans ?

Non, sauf dégradation imputable au locataire. Au-delà de la durée de vie théorique (10 à 12 ans selon les grilles usuelles), la valeur résiduelle est symbolique. Si la panne résulte d’un mauvais usage prouvé (rapport du réparateur), la retenue est possible — sur facture et après abattement vétusté.

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Bien tenir tes EDL, photos, devis et notifications LRAR est ce qui transforme une retenue contestée en retenue acceptée. Si tu veux centraliser les pièces par contrat (EDL d’entrée, photos de sortie, devis, lettre de restitution), Plinthos archive tout dans la fiche locataire et garde la trace des paiements (loyers, charges, dépôt et restitutions partielles avec notes). Voir les fonctionnalités →

Les règles citées sont à jour à la date de publication. Pour un cas litigieux (contestation, EDL contradictoire compliqué, procédure devant le juge des contentieux de la protection) consulte un avocat ou une association de bailleurs (UNPI, par exemple).