Documentos para verificar la solvencia del inquilino y RGPD

Para verificar la solvencia de un candidato puedes pedirle DNI o NIE, sus últimas nóminas, el contrato de trabajo y la última declaración de la renta; con su consentimiento, también consultar un fichero de morosidad. No puedes exigir documentos que revelen su origen, religión, salud o situación familiar. Y todo lo que recojas queda bajo el RGPD: solo lo necesario, y borrado cuando ya no lo necesites.

Es un equilibrio incómodo. Quieres datos suficientes para no meter en casa a quien dejará de pagar al tercer mes, pero cada documento que guardas te convierte en responsable de un dato personal ajeno. Pedir de más, o conservarlo para siempre «por si acaso», no es prudencia: es una infracción de protección de datos esperando a ocurrir.

En esta guía tienes la lista exacta de documentos que sí puedes solicitar, los que están prohibidos, una tabla de cuánto tiempo conservar cada uno, y el procedimiento para eliminar los datos de los candidatos que descartaste.

La base legal: por qué puedes pedir documentos (y qué te obliga)

Cuando un candidato te entrega su nómina o su DNI, te conviertes en responsable del tratamiento de esos datos en el sentido del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Eso significa que necesitas una base de licitud para tratarlos y que debes respetar el principio de minimización: pedir solo lo estrictamente necesario para tu finalidad, que aquí es evaluar la capacidad de pago.

La base jurídica habitual es doble. Antes de firmar, el tratamiento se ampara en la ejecución de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD): el candidato te da sus datos justamente para que valores si le alquilas. De forma complementaria puede operar tu interés legítimo (art. 6.1.f) en comprobar la solvencia, siempre ponderado frente a los derechos del candidato. Para la consulta de un fichero de morosidad, lo más limpio es recabar su consentimiento expreso.

Hay una línea que no puedes cruzar: los datos especialmente protegidos del artículo 9 RGPD —origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, salud, vida u orientación sexual, datos genéticos o biométricos—. Su tratamiento está prohibido salvo excepciones tasadas que no se dan en una selección de inquilino. No solo no debes pedir esos datos: si te llegan por accidente, no debes registrarlos ni usarlos para decidir.

Esto enlaza directamente con la no discriminación. Decidir por un motivo protegido no solo vulnera el RGPD, también la Ley 15/2022 integral para la igualdad de trato, que invierte la carga de la prueba contra el arrendador. Si quieres el detalle de qué puedes y qué no puedes preguntar, lo desarrollamos en selección de inquilino sin discriminar.

Checklist: documentos que sí puedes pedir

Esta es la lista de documentos cuya solicitud es legítima porque acreditan identidad o capacidad de pago. La regla: cada documento debe responder a la pregunta «¿puede pagar la renta?», no «¿qué clase de persona es?».

• DNI o NIE. Identifica al candidato y permite formalizar el contrato. Pídelo, no necesitas quedarte una fotocopia indefinidamente.
• Las tres últimas nóminas. El estándar de mercado. Acreditan ingresos recurrentes y su cuantía. Tres meses es suficiente para ver estabilidad sin acumular su historial salarial entero.
• Contrato de trabajo. Muestra el tipo de relación laboral (indefinido, temporal) y la antigüedad, que matizan la estabilidad de los ingresos.
• Última declaración de la renta (IRPF). Útil sobre todo para autónomos o quien tiene ingresos variables; en su caso, el modelo trimestral de IVA o los pagos fraccionados sirven igual.
• Vida laboral. Acredita la trayectoria y antigüedad en el empleo. El propio candidato la descarga de la Seguridad Social.
• Referencias de un arrendador anterior. Voluntarias, pero un dato útil sobre el cumplimiento.
• Consulta de fichero de morosidad (ASNEF u otros), con su consentimiento. Voluntaria y sujeta a condiciones que vemos abajo.

Para autónomos sin nómina, la combinación realista es declaración de la renta + modelo trimestral de IVA + extractos bancarios recientes. Para quien acaba de llegar a España y no tiene historial, hace falta apoyarse en pruebas equivalentes —contrato de trabajo, ahorro, aval—, no descartarlo de entrada.

Un apunte sobre ASNEF: tú, como arrendador particular, normalmente no consultas directamente estos ficheros, que están reservados a acreedores y entidades. El dato de solvencia te llega del propio candidato o de servicios de verificación. Y el artículo 20 de la LOPDGDD marca cómo funcionan: en un sistema de información crediticia solo pueden figurar deudas «ciertas, vencidas y exigibles» que no estén siendo reclamadas, previa información al deudor y con notificación dentro de los 30 días siguientes; los datos se conservan «mientras persista el incumplimiento, con el límite máximo de cinco años desde la fecha de vencimiento». No puedes inscribir tú a un inquilino moroso si no se cumplen esos requisitos.

Documentos que NO puedes pedir

Estos documentos revelan características protegidas o datos del artículo 9 RGPD. Pedirlos es, según el caso, una infracción de protección de datos, un indicio de discriminación, o ambas cosas.

No pidas	Por qué
Libro de familia o certificado de matrimonio	Revela situación familiar y estado civil; irrelevante para la solvencia
Certificado de empadronamiento de toda la unidad familiar	Datos de terceros no candidatos; desproporcionado
Cualquier dato sobre religión o creencias	Dato especialmente protegido (art. 9 RGPD)
Información sobre embarazo o planes de tener hijos	Discriminación por sexo; dato de salud
Origen, nacionalidad o etnia como filtro	Dato del art. 9 y motivo protegido (Ley 15/2022)
Certificados médicos, grado de discapacidad, datos de salud	Datos especialmente protegidos (art. 9 RGPD)
Antecedentes penales	Datos relativos a infracciones; régimen restringido (art. 10 RGPD)

El número de personas que van a convivir sí puedes preguntarlo, porque afecta al uso del inmueble. Lo que no puedes es derivar de ahí una decisión sobre maternidad, menores o estado civil. La frontera es siempre la misma: mides el uso del inmueble y la capacidad de pago, nunca la identidad de la persona.

Cuánto tiempo conservar cada documento

Aquí está el error más común: guardar toda la documentación de todos los candidatos para siempre. El RGPD obliga a una limitación del plazo de conservación: los datos se conservan solo el tiempo necesario para la finalidad que justificó recogerlos.

No existe un plazo legal fijo que diga «conserva la nómina de un inquilino X años». Lo razonable es anclar la conservación a dos referencias: el principio de minimización (borrar en cuanto deja de ser necesario) y el plazo de prescripción de las acciones que podrían surgir del contrato. Para las acciones personales sin plazo especial, el artículo 1964.2 del Código Civil fija la prescripción en cinco años. Por eso, mientras dure el contrato y durante un margen posterior vinculado a esa prescripción, tiene sentido conservar lo que sustenta la relación; pasado ese margen, ya no.

La siguiente tabla es una recomendación de buena práctica, no una obligación legal con cifras tasadas. Adáptala a tu caso y, ante la duda, conserva menos.

Documento / dato	Candidato NO seleccionado	Inquilino seleccionado
DNI / NIE	Borrar tras decidir	Mientras dure el contrato
Nóminas, contrato laboral, vida laboral	Borrar tras decidir	Durante el contrato + margen ligado a la prescripción (art. 1964.2 CC)
Declaración de la renta	Borrar tras decidir	Durante el contrato + margen de prescripción
Resultado de consulta de morosidad	Borrar tras decidir	No conservar más allá de lo necesario para decidir
Contrato de arrendamiento firmado	No aplica	Durante el contrato + plazo de prescripción de acciones (5 años, art. 1964.2 CC)
Recibos y justificantes de pago	No aplica	Mientras puedan reclamarse rentas (referencia: 5 años)

La idea de fondo: del candidato que rechazas, no necesitas conservar prácticamente nada una vez tomada la decisión. Del inquilino que entra, conserva lo que respalda el contrato y las posibles reclamaciones, y revisa periódicamente qué puedes ya eliminar.

Tener los documentos asociados a cada contrato concreto ayuda a aplicar esto sin esfuerzo. En Plinthos los documentos compartidos (PDF/JPEG/PNG) viven vinculados al inmueble y al inquilino, con servidores en la UE (Fráncfort) y cifrado en tránsito y en reposo, y puedes exportar tus datos en JSON o eliminar la cuenta. No sustituye a tu obligación de borrar lo que sobra, pero te da el orden para hacerlo.

El procedimiento para borrar datos de candidatos descartados

Cuando descartas a un candidato, el tratamiento de sus datos pierde su base: ya no hay medida precontractual ni interés legítimo que justifique conservarlos. Borrar deja de ser opcional. Un procedimiento sencillo y repetible:

1. Decide y cierra. En cuanto eliges inquilino, marca el resto de candidaturas como descartadas. No las dejes «en espera» indefinida sin un plazo.
2. Borra los documentos. Elimina nóminas, copias de DNI, declaraciones y resultados de consultas de morosidad de los descartados. Incluye copias en el correo, en el móvil y en cualquier carpeta compartida, no solo en una herramienta.
3. Conserva, como mucho, lo mínimo defendible. Si quieres poder justificar que no discriminaste, basta con anotar el criterio económico aplicado (por ejemplo, «no alcanzaba el ratio renta/ingresos») sin guardar el documento entero. Un registro del criterio pesa menos que el dato personal completo.
4. Atiende los derechos del candidato. Cualquiera puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición (arts. 15-22 RGPD). Si te lo pide, debes responder; tener los datos ordenados hace que puedas hacerlo en minutos.
5. Documenta tu política. Una nota interna de «qué pido, para qué, cuánto lo guardo y cuándo lo borro» es tu mejor defensa ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Si gestionas las candidaturas y la comunicación por un canal donde queda registro —como el chat por inmueble y los mensajes privados de la app—, evitas tener documentos sueltos en capturas de WhatsApp imposibles de borrar de forma ordenada. Mira cómo Plinthos centraliza documentos y comunicación por inmueble para mantener esa higiene de datos sin depender de tu memoria.

Cuando el candidato sí entra, llega el momento de pasar de la documentación a un contrato bien redactado: las cláusulas de garantía y solvencia deben quedar claras, como vemos en contrato de alquiler de habitación. Y conviene revisar que ninguna de esas cláusulas se pase de la raya, algo que tratamos en cláusulas abusivas en contratos de alquiler.

Preguntas frecuentes

¿Puedo quedarme una fotocopia del DNI del inquilino?

Puedes ver el DNI para identificarlo y formalizar el contrato, pero conservar una copia debe responder a una necesidad real y limitada en el tiempo. Si la guardas, que sea solo durante la relación contractual y bajo medidas de seguridad. De los candidatos descartados, bórrala en cuanto tomes la decisión: ya no tiene base legal.

¿Es legal pedir las tres últimas nóminas y la declaración de la renta?

Sí. Acreditar la capacidad de pago es una finalidad legítima y proporcionada. Puedes pedir nóminas recientes, contrato de trabajo, vida laboral o la última declaración de la renta, siempre que lo pidas a todos los candidatos por igual y trates esos datos conforme al RGPD: minimización, base de licitud y borrado de los descartados.

¿Puedo consultar yo mismo si un candidato está en ASNEF?

En general no de forma directa: los ficheros de morosidad están reservados a acreedores y entidades, no son de acceso público. El dato de solvencia te llega del propio candidato o de servicios de verificación, y siempre con su consentimiento. El artículo 20 de la LOPDGDD regula qué deudas pueden figurar y bajo qué condiciones.

¿Cuánto tiempo puedo guardar los documentos del inquilino que sí alquila?

No hay un plazo legal fijo. La referencia razonable es conservarlos mientras dure el contrato y durante el margen en que aún podrían surgir reclamaciones, vinculado a la prescripción de las acciones personales (cinco años, art. 1964.2 del Código Civil). Pasado ese plazo, elimínalos. Revisa periódicamente qué ya no necesitas.

¿Qué hago si un candidato me pide que borre sus datos?

Debes atender su derecho de supresión (art. 17 RGPD) salvo que exista una obligación legal de conservarlos. En la práctica, si es un candidato descartado, no tendrás base para negarte: bórralos y confírmaselo. Por eso conviene tener los datos ordenados por candidatura, no dispersos.

En resumen

Verificar la solvencia y respetar el RGPD no son objetivos opuestos: pides lo que acredita la capacidad de pago (DNI/NIE, tres nóminas, contrato laboral, IRPF y, con consentimiento, morosidad), no pides lo que revela la identidad de la persona, y borras lo que ya no necesitas. La conservación se ancla a la finalidad y a la prescripción de cinco años del artículo 1964.2 del Código Civil, no a un «por si acaso» eterno. Del candidato rechazado, casi nada; del inquilino que entra, solo lo que sustenta el contrato. Tener esa documentación ordenada por inmueble e inquilino en Plinthos es lo que convierte una buena política de datos en algo que de verdad cumples.

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Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un abogado ni de un delegado de protección de datos. Las normas citadas (RGPD —Reglamento UE 2016/679—, LOPDGDD —LO 3/2018—, Ley 15/2022 y art. 1964.2 del Código Civil) están actualizadas a la fecha de publicación. Para casos concretos de reclamaciones en materia de protección de datos consulta a un profesional o a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).