Kaution einbehalten: was du wirklich abziehen darfst

Der Mieter ist am 30. April aus deiner Drei-Zimmer-Wohnung in Münster ausgezogen. Du hast 2.400 € Kaution auf dem Mietkautionskonto. In der Küche fehlt ein Backofen-Gitter, das Schlafzimmer ist gelb angeraucht, der April-Anteil der Nebenkosten ist offen — und du fragst dich: 800 €, 1.200 € oder gar nichts davon kannst du behalten?

Vom Einbehalt der Mietkaution sind nur konkret bezifferte Gegenforderungen des Vermieters gedeckt: rückständige Miete, fällige Nebenkostennachzahlungen, Schadensersatz für Schäden über den vertragsgemäßen Gebrauch hinaus (§538 BGB) und — sehr eingeschränkt — Schönheitsreparaturen, wenn die Klausel im Mietvertrag überhaupt wirksam ist. Pauschalen, Renovierung zur Vermietfähigkeit und vertragsgemäße Abnutzung gehen nicht.

In diesem Artikel: welche Abzüge die Gerichte tatsächlich durchgehen lassen, wie die Beweislast verteilt ist, welche Fristen kritisch sind — und wie du dem Mieter eine Abrechnung schreibst, die keine Klage provoziert.

Die sechs legitimen Einbehaltsgründe

Die Mietkaution sichert nach §551 BGB Ansprüche aus dem Mietverhältnis. Das ist breiter formuliert, als viele denken, aber nicht beliebig. In der Praxis lassen sich die zulässigen Einbehalte auf sechs Kategorien herunterbrechen (BGB §551).

1. Offene Mietforderungen. Wenn der Mieter im letzten Monat nur einen Teil der Miete gezahlt hat oder seit drei Monaten gar nicht mehr, ziehst du den Rückstand direkt von der Kaution ab. Auch Teilbeträge sind möglich.

2. Offene Nebenkostenforderungen. Sowohl konkrete Nachzahlungen aus der letzten Betriebskostenabrechnung als auch zu erwartende Nachzahlungen aus dem laufenden Abrechnungsjahr. Der Vermieter darf bis zur Erstellung der Abrechnung einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten.

3. Schäden am Mietobjekt. Schaden, der über den vertragsgemäßen Gebrauch hinausgeht (§538 BGB e contrario). Klassiker: Kratzer im Parkett von einem nicht abgesetzten Bürostuhl, Brandloch im Teppich, durchgeschlagene Türen, Wasserschaden durch nicht gemeldetes Leck. Beweispflichtig bist du als Vermieter — ohne ein gerichtsfestes Übergabeprotokoll mit Einzugs- und Auszugs-Baseline wird der Abzug im Streit selten halten.

4. Unterlassene Schönheitsreparaturen. Aber nur, wenn die Klausel im Mietvertrag wirksam ist. Das ist nach der BGH-Rechtsprechung in vielen Standard-Verträgen nicht der Fall (dazu unten ausführlich).

5. Reinigungskosten bei extremer Verschmutzung. Übliche Endreinigung ist Mietersache, aber gehört zur normalen Übergabe. Extremfälle wie nikotinverklebte Wände, Tierhaltung ohne Erlaubnis mit massiven Verunreinigungen oder Wohnungen im Messie-Zustand gehen über das hinaus und sind ersatzfähig.

6. Schlüsselverlust. Wenn der Mieter einen Schlüssel verloren hat und die Schließanlage einer Mehrparteienanlage betroffen ist, sind die Kosten für den Zylinder- oder Schließanlagenwechsel ersatzfähig — aber nur, wenn die Schließanlage tatsächlich ausgetauscht wurde (BGH VIII ZR 205/13 vom 05.03.2014). Ein fiktiver Ersatz ohne tatsächlich durchgeführten Austausch reicht nicht aus. Bei freistehendem Einfamilienhaus mit eigenem Schloss reicht oft der Tausch eines einzelnen Zylinders.

Was du auf keinen Fall einbehalten darfst

Genauso wichtig wie die zulässigen Gründe ist die Liste dessen, was nicht geht. Hier verlieren Vermieter regelmäßig Prozesse.

Vertragsgemäße Abnutzung

§538 BGB ist eindeutig: “Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, hat der Mieter nicht zu vertreten” (BGB §538). Das heißt konkret:

• Abgenutzte Teppichböden nach acht Jahren Bewohnung
• Vergilbte Wände nach langer Mietzeit ohne Renovierungspflicht
• Kleinere Schrammen am Bodenbelag durch normalen Möbelgebrauch
• Verkalkte Armaturen in normalem Umfang
• Bohrlöcher in haushaltsüblicher Menge

Wer das von der Kaution abzieht, riskiert die volle Rückzahlung plus Verzugszinsen plus Anwaltskosten des Mieters.

Schönheitsreparaturen bei unwirksamer Klausel

Hier wird es teuer. Der Bundesgerichtshof hat die formularmäßige Übertragung der Schönheitsreparaturen auf den Mieter in mehreren Grundsatzurteilen drastisch eingeschränkt.

Unrenoviert übergebene Wohnung: Wenn der Mieter die Wohnung beim Einzug nicht renoviert übernommen hat und im Vertrag kein angemessener Ausgleich vereinbart wurde, ist die Schönheitsreparaturklausel unwirksam — das hat der BGH am 18. März 2015 im Verfahren VIII ZR 185/14 entschieden und damit seine frühere Rechtsprechung ausdrücklich aufgegeben.

Quotenabgeltungsklauseln: Klauseln, nach denen der Mieter bei vorzeitigem Auszug einen anteiligen Kostenbeitrag zu künftigen Schönheitsreparaturen leisten muss, sind in Formularverträgen ebenfalls regelmäßig unwirksam — entschieden am selben Tag im Verfahren VIII ZR 242/13.

Starre Fristenpläne: Klauseln, die Renovierungspflichten an feste Fristen knüpfen (z. B. “Küche alle drei Jahre”, “Wohnzimmer alle fünf Jahre”) ohne Rücksicht auf den tatsächlichen Zustand, sind nach gefestigter BGH-Rechtsprechung ebenfalls unwirksam.

Vor jedem Einbehalt für Schönheitsreparaturen also: Mietvertrag holen, Klausel prüfen, im Zweifel nichts abziehen. Vertiefung dazu im Schwesterartikel Schönheitsreparaturen-Klauseln in Deutschland: was wirksam ist.

Renovierung zur Vermietfähigkeit

Wenn du nach Auszug streichst, weil du neu vermieten willst, ist das deine Sache als Vermieter — keine Kaution-Abzug-fähige Position. Renovierung zur Verbesserung des Vermietzustands hat mit dem Mietverhältnis des Vorgängers nichts zu tun.

Pauschalen ohne konkreten Nachweis

“Reinigungspauschale 300 €”, “Schadenpauschale 200 €” — solche Beträge ohne nachgewiesene Kostenpositionen halten vor Gericht nicht stand. Du brauchst entweder eine Rechnung über die tatsächlich angefallenen Kosten oder einen konkreten Kostenvoranschlag.

Die Beweislast liegt bei dir

Das ist der Punkt, an dem viele kleine Vermieter den Streit verlieren. Wer Geld einbehält, muss zwei Dinge beweisen: dass ein Schaden vorliegt — und dass dieser dem Mieter zuzurechnen ist. Reicht der Beweis nicht, gewinnt der Mieter.

Was als Beweis taugt

Beweismittel	Wert vor Gericht
Übergabeprotokoll Einzug + Auszug (beidseitig unterschrieben)	Sehr hoch
Datierte Fotos vom selben Standpunkt (Einzug vs. Auszug)	Sehr hoch
Konkrete Kostenvoranschläge (≥2 für Beträge > 300 €)	Hoch
Rechnungen/Belege bei tatsächlich durchgeführter Reparatur	Sehr hoch
Sachverständigengutachten bei Streit	Sehr hoch
Zeugen (Nachbarn, Hausmeister)	Mittel
Einseitige Aussage des Vermieters	Niedrig

Das Übergabeprotokoll ist das wichtigste Dokument

Ohne Einzugs-Übergabeprotokoll kann der Mieter im Zweifel behaupten, der Schaden sei schon vor Mietbeginn vorhanden gewesen — und du musst das Gegenteil beweisen. Mit Protokoll kehrt sich die Situation um: dokumentierter Zustand bei Einzug + dokumentierter Zustand bei Auszug = nachweisbare Differenz.

Faustregel für saubere Protokolle:

1. Beidseitig vor Ort durchgehen (Vermieter + Mieter)
2. Jeden Raum systematisch: Wände, Boden, Decke, Sanitär, Türen, Fenster, Elektrogeräte
3. Mängel konkret benennen (“Küchenboden: 3 cm Schramme links der Spüle”), nicht pauschal (“Boden beschädigt”)
4. Beidseitig unterschreiben, jeder bekommt eine Kopie
5. Foto-Dokumentation als Anlage, mit Datum

Bei Beträgen unter 300 € reicht oft ein gut dokumentierter Kostenvoranschlag. Bei größeren Schäden — Parkett-Neuabzug, Wasserschaden-Sanierung, Komplett-Anstrich — solltest du zwei Voranschläge einholen, weil ein einzelner als “überteuert” angegriffen werden kann.

Fristen: die kritischen 6 Monate

Hier ist ein Detail, das viele Vermieter übersehen und teuer bezahlen.

§548 Abs. 1 BGB: “Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten” — gerechnet ab Rückgabe der Mietsache (BGB §548).

Das heißt: Wenn du nach Auszug am 30. April einen Schaden geltend machen willst, musst du das bis spätestens 30. Oktober rechtshängig gemacht haben — sonst ist die Forderung verjährt und der Mieter kann seine volle Kaution zurückfordern, auch wenn der Schaden objektiv vorlag.

In der Praxis:

• Schadensaufstellung schriftlich an den Mieter so früh wie möglich nach Auszug
• Wenn der Mieter nicht zahlt: rechtzeitig Klage einreichen oder Mahnbescheid beantragen (hemmt die Verjährung)
• Bei strittigen Schäden: Beweissicherung durch Sachverständigengutachten vor Ablauf der 6 Monate

Achtung: Die 6-Monats-Frist gilt nur für Schadensersatzansprüche des Vermieters. Offene Mieten und Nebenkostennachforderungen verjähren nach der regelmäßigen 3-Jahres-Frist (§195 BGB). Und der Rückzahlungsanspruch des Mieters auf die Kaution verjährt ebenfalls in drei Jahren — eine asymmetrische Verteilung, die der Gesetzgeber bewusst so gewählt hat, um den Vermieter zu schneller Abrechnung zu zwingen.

Parallelfrist nach §548 Abs. 2 BGB: Aufwendungsersatz-Ansprüche des Mieters (z. B. für eingebaute Einrichtungen) verjähren ebenfalls in sechs Monaten nach Mietende.

Nebenkosten: was du wirklich einbehalten darfst

Die Nebenkostenabrechnung ist der zweithäufigste Streitpunkt nach den Schönheitsreparaturen.

Frist für die Abrechnung: Du musst die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§556 Abs. 3 BGB). Versäumst du diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen — außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten.

Teileinbehalt während der Prüfungsfrist: Solange die Abrechnung noch nicht fällig ist, darfst du einen angemessenen Teil der Mietkaution wegen offener Nebenkostenabrechnung einbehalten — aber nur in der Höhe, die für die zu erwartende Nachzahlung realistisch ist. Faustregel aus der instanzgerichtlichen Praxis: 2 bis 4 Monatspauschalen der Nebenkostenvorauszahlung, abhängig vom Risiko (große Wohnung in Großstadt = höher; kleine Wohnung mit stabilen Verbrauchsdaten = niedriger). Eine quantitative BGH-Faustregel gibt es dazu nicht — die Spanne stammt aus Entscheidungen von Amts- und Landgerichten.

Beispiel: Mieter hat 200 € Nebenkostenvorauszahlung gezahlt. Auszug 30. April, Abrechnungsjahr Kalenderjahr. Du hast die Abrechnung für das Vorjahr fertig, aber die 4 Monate Januar-April des laufenden Jahres sind noch offen. Du darfst etwa 600 bis 800 € (3-4 × 200 €) bis zur nächsten Abrechnung einbehalten — den Rest der Kaution musst du auszahlen.

Sobald die Abrechnung fertig ist:

1. Konkrete Nachzahlung verrechnen
2. Den zurückbehaltenen Sicherheitsbetrag freigeben (Überweisung an Mieter)
3. Bei Guthaben für den Mieter: zusätzlich an ihn überweisen

Wer die Abrechnung verschleppt, sammelt am Ende keine berechtigten Nachforderungen, sondern Verzugszinsen auf die einbehaltene Kaution.

Die Aufstellung an den Mieter

Eine saubere schriftliche Abrechnung schützt dich vor Klagen. Inhalt:

1. Auflistung jeder Forderung einzeln (Posten für Posten), mit konkretem Betrag
2. Beleg/Nachweis für jede Position (Kostenvoranschlag, Rechnung, Foto)
3. Verrechnung mit der Kaution (Aufstellung Einzelpositionen)
4. Restbetrag an den Mieter — per Überweisung, nicht in bar
5. Datum und Unterschrift

Mustergliederung:

Abrechnung Mietkaution — Mietverhältnis [Adresse], beendet am [Datum]

Kaution eingezahlt am [Datum]:           2.400,00 €
Zinsen (Sparzins, ab Einzahlung):           18,00 €
Zwischensumme:                          2.418,00 €

Abzüge:
- Mietrückstand April 2026:               -450,00 €
- Schaden Backofengitter (Beleg 1):        -38,00 €
- Reinigungskosten Nikotinwand
  (2 Kostenvoranschläge, Beleg 2-3):      -680,00 €
- Sicherheitseinbehalt Nebenkosten 2026
  (4 Pauschalen à 200 €):                 -800,00 €

Auszahlung sofort:                          450,00 €
Auszahlung nach Nebenkostenabrechnung:      bis 800,00 €

So eine Aufstellung ist klar, nachvollziehbar und schwer angreifbar. Wer dagegen “Kaution einbehalten wegen diverser Mängel” schreibt, lädt die Klage geradezu ein.

Plinthos trackt jede Kaution mit Einzahlungsdatum, Betrag und Abrechnungspositionen, einschließlich Foto-Dokumentation der Schäden. Bei Auszug hast du die Aufstellung in wenigen Schritten zusammen — kein Excel-Bastelwerk, keine Fotos in zehn WhatsApp-Chats.

Wenn der Mieter trotzdem klagt: Amtsgericht

Bleibt es trotz sauberer Abrechnung beim Streit, landet die Sache vor dem Amtsgericht. Für Wohnraum-Mietsachen ist das Amtsgericht ausschließlich zuständig, unabhängig vom Streitwert (GVG §23 Nr. 2a). Die allgemeine Streitwertgrenze von 10.000 € (seit 1. Januar 2026, vorher 5.000 €) spielt bei Wohnraum keine Rolle.

Praktische Folgen:

• Kein Anwaltszwang vor dem Amtsgericht (§78 ZPO) — du kannst dich selbst vertreten
• Verfahren sind verhältnismäßig schnell (typischerweise 6-12 Monate bis zum Urteil)
• Bei Streitwert < 600 € gilt das vereinfachte Verfahren

Wer gut dokumentiert hat, hat hier die deutlich besseren Karten. Ohne Übergabeprotokoll und ohne datierte Fotos ist die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich geringer — egal wie überzeugt du vom eigenen Recht bist.

Häufige Fragen

Darf ich die Kaution komplett einbehalten, bis die Nebenkostenabrechnung fertig ist?

Nein. Du darfst nur einen angemessenen Teil als Sicherheit für die zu erwartende Nachzahlung zurückbehalten — typisch 2 bis 4 Monatspauschalen. Den Rest, insbesondere den Teil, der offensichtlich nicht für Nebenkostennachzahlung gebraucht wird, musst du innerhalb der Prüfungsfrist auszahlen.

Was zählt als “extreme Verschmutzung”?

Konkrete Beispiele aus der Rechtsprechung: nikotinverklebte Wände nach jahrelangem Rauchen ohne regelmäßige Reinigung, massive Verunreinigungen durch Tierhaltung ohne Erlaubnis (Urin im Parkett, Kratzschäden), Wohnungen mit erheblichen Schimmelschäden durch fehlende Lüftung. Normale Endreinigung — auch wenn sie unterblieben ist — rechtfertigt allenfalls die Erstattung der Reinigungskosten, nicht aber Schadensersatz.

Mein Mietvertrag hat eine Schönheitsreparaturklausel — kann ich abziehen?

Nicht ohne Prüfung. Wenn die Wohnung unrenoviert übergeben wurde und der Vertrag keinen “angemessenen Ausgleich” dafür vorsah, ist die Klausel nach BGH VIII ZR 185/14 unwirksam — du darfst nichts abziehen. Auch starre Fristenpläne und Quotenabgeltungsklauseln sind regelmäßig unwirksam. Lass im Zweifel die Klausel von einer Mietrechtsberatung prüfen, bevor du Geld einbehältst.

Wie lange habe ich Zeit, Schäden geltend zu machen?

Sechs Monate ab Rückgabe der Mietsache (§548 Abs. 1 BGB). Danach sind Schadensersatzansprüche verjährt. Wenn der Mieter nicht zahlt, musst du innerhalb dieser Frist Klage erheben oder einen Mahnbescheid beantragen — sonst verlierst du das Recht endgültig.

Was, wenn der Mieter den Schaden bestreitet?

Beweispflichtig ist der Vermieter. Du musst belegen, dass der Schaden vorliegt und vom Mieter verursacht wurde. Mit lückenlosem Übergabeprotokoll und datierten Fotos vom Einzug und Auszug bist du in einer starken Position. Ohne diese Unterlagen ist die Beweisführung schwierig — dann hilft oft nur ein Sachverständigengutachten, das du in der Regel zunächst selbst bezahlen musst.

Darf ich Kosten für die Suche nach neuen Mietern abziehen?

Nein. Vermarktungskosten, Maklergebühren, Renovierung zur Vermietfähigkeit — das alles sind Aufwendungen des Vermieters für den neuen Mietvertrag und haben mit dem Mietverhältnis des Vorgängers nichts zu tun. Solche Posten gehören nicht in die Kautionsabrechnung.

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Vertiefung in den beiden Schwesterartikeln: Mietkaution: maximal drei Kaltmieten und richtige Anlage nach §551 BGB erklärt die zwingenden Anforderungen an Höhe und Verwahrung der Kaution, Mietkaution zurückzahlen: Fristen und zulässige Abzüge zeigt den Zeitablauf zwischen Auszug und Endabrechnung. Wenn du die Kaution-Verwaltung im Alltag automatisieren willst — Beträge, Daten, Schaden-Fotos, Aufstellungen — sieh dir an, wie Plinthos das organisiert.

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Rechtshinweis: Dieser Artikel ist informativ und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei strittigen Schadensfällen, größeren Beträgen oder komplexen Schönheitsreparaturen-Klauseln solltest du eine Mietrechtsberatung oder einen Fachanwalt für Mietrecht einschalten. Die zitierten Gesetze und BGH-Entscheidungen sind zum Veröffentlichungsdatum aktuell — prüfe vor Anwendung im Einzelfall, ob Änderungen erfolgt sind.