Documenti da chiedere all'inquilino senza discriminare

Puoi chiedere a chi vuole affittare la tua stanza le ultime buste paga, il contratto di lavoro o un garante: verificare la capacità di pagare il canone è legittimo. Quello che la legge vieta è rifiutare una persona per la sua razza o origine etnica — l’accesso all’alloggio è espressamente protetto (D.Lgs. 215/2003 art. 3, comma 1, lett. i). La linea tra valutare la solvibilità e discriminare passa di qui.

Il problema è che nella pratica le due cose si confondono. “Non affitto agli stranieri” suona come prudenza, ma è un rifiuto basato sull’origine, non sui soldi. “Mi servono tre buste paga” è invece una richiesta proporzionata, se la fai a tutti allo stesso modo. Il criterio non è cosa guardi, è perché e come lo guardi.

In questo articolo: quali documenti puoi chiedere davvero e quali sono sproporzionati, dove la valutazione diventa discriminazione vietata, come trattare il caso di un inquilino straniero con permesso di soggiorno, e cosa puoi conservare (e per quanto) senza violare il GDPR.

Solvibilità sì, discriminazione no: la differenza giuridica

Selezionare un inquilino significa una cosa sola dal punto di vista legittimo: stimare se pagherà il canone con regolarità per tutta la durata del contratto. È un interesse tuo riconosciuto, e per farlo puoi chiedere documenti che dimostrino reddito e stabilità.

Discriminare è un’altra cosa. La normativa italiana distingue due decreti, e la differenza è importante perché non coprono lo stesso terreno:

• D.Lgs. 215/2003 attua la parità di trattamento “indipendentemente dalla razza e dall’origine etnica” e si applica espressamente all’accesso a beni e servizi e alla loro fornitura, incluso l’alloggio (art. 3, comma 1, lett. i). Qui rientra in pieno l’affitto di una stanza.
• D.Lgs. 216/2003 copre religione, convinzioni personali, handicap, età e orientamento sessuale, ma il suo ambito è l’occupazione e le condizioni di lavoro — non l’alloggio.

Cosa significa in pratica: rifiutare un inquilino “perché è marocchino” o “perché è rom” è discriminazione per origine etnica, ed è il caso più chiaro coperto dal D.Lgs. 215/2003. Quando invece il rifiuto colpisce uno straniero regolarmente soggiornante in ragione della nazionalità o della provenienza, la base corretta sono gli artt. 43-44 del Testo Unico Immigrazione (D.Lgs. 286/1998): l’art. 43 qualifica come discriminazione proprio il rifiuto di fornire l’accesso all’alloggio a uno straniero per la sua condizione di straniero o per razza, religione, etnia o nazionalità, e l’art. 44 apre un’azione civile rapida con cui il giudice può ordinare la cessazione del comportamento, la rimozione degli effetti e il risarcimento del danno. Per gli altri fattori (religione, orientamento sessuale, disabilità) il D.Lgs. 216/2003 non si applica all’affitto, ma questo non rende legittimo discriminare: restano i principi costituzionali di eguaglianza (art. 3 Cost.) e, sul piano civile, il rifiuto può comunque dare luogo a un’azione antidiscriminazione. Per i casi concreti l’ASGI (Associazione per gli Studi Giuridici sull’Immigrazione) raccoglie giurisprudenza utile sui rifiuti di alloggio.

I due decreti definiscono anche la discriminazione indiretta: una prassi “apparentemente neutra” che svantaggia di fatto un gruppo. Esempio tipico nell’affitto a stanza: “solo a chi ha un contratto a tempo indeterminato e una busta paga italiana da almeno tre anni”. Sembra un criterio economico, ma esclude in modo sistematico chi è arrivato da poco — e qui scatta il rischio.

I documenti che puoi chiedere (e quelli che no)

La regola d’oro è la proporzionalità: chiedi quello che ti serve a valutare la solvibilità, niente di più, e chiedilo a tutti i candidati allo stesso modo. Una checklist proporzionata per un affitto a stanza somiglia a questa.

Documento	Serve a	Proporzionato?
Documento d’identità	Identificare il contraente	Sì, alla firma
Codice fiscale	Registrare il contratto	Sì
Ultime 2-3 buste paga	Verificare reddito da lavoro dipendente	Sì
Contratto di lavoro	Capire stabilità e durata	Sì
CU / dichiarazione dei redditi	Reddito di autonomi e partite IVA	Sì
Garante (genitore, parente)	Coprire il rischio per studenti senza reddito	Sì, frequente per fuori sede
Permesso di soggiorno	Verificare regolarità del soggiorno (per stranieri)	Sì, ma vedi sotto
Estratto conto completo	—	No, sproporzionato
Casellario giudiziale	—	No, non puoi chiederlo
Stato di famiglia, certificato medico, religione	—	No, irrilevanti per la solvibilità

Tre buste paga, oppure il contratto di lavoro più la CU per chi è autonomo, sono lo standard ragionevole. Per uno studente fuori sede che non ha reddito proprio, lo strumento corretto è il garante: un genitore o un parente che si impegna a coprire il canone. È molto più efficace — e meno invasivo — che pretendere documenti personali dello studente. Se l’inquilino è uno studente, il contratto naturale è spesso quello per studenti universitari o il transitorio, che ha regole sue sulla durata.

Quello che non puoi chiedere è tutto ciò che non incide sulla capacità di pagare: l’estratto conto dettagliato (vedresti spese sanitarie, abitudini, donazioni — dati che non ti riguardano), il casellario giudiziale, lo stato di famiglia, informazioni su religione, salute, vita privata. Chiederli non solo è sproporzionato rispetto allo scopo: è anche un trattamento di dati che il GDPR ti rende difficile giustificare.

Inquilino straniero: cosa puoi valutare e cosa no

Questo è il punto dove i piccoli proprietari sbagliano più spesso, spesso in buona fede. Mettiamo i paletti.

Non puoi rifiutare qualcuno “perché straniero”. Un annuncio “no stranieri” o un rifiuto motivato dall’origine etnica è discriminazione diretta vietata dal D.Lgs. 215/2003 nell’accesso all’alloggio. Vale anche per la formula soft: “preferirei italiani”. L’origine non è un criterio di solvibilità.

Puoi invece valutare la solvibilità con gli stessi criteri che useresti per un italiano: reddito, contratto di lavoro, garante. Se chiedi tre buste paga a tutti, le chiedi anche a lui — non di più, non di meno.

Puoi chiedere il permesso di soggiorno per verificare la regolarità del soggiorno in Italia: è un dato pertinente alla durata possibile del rapporto, perché un permesso in scadenza tra due mesi è un’informazione legittima per un contratto annuale. Verificarne la validità è diverso dal rifiutare a priori.

C’è poi un obbligo che riguarda te, non l’inquilino. Chi dà alloggio a un cittadino straniero deve, in base all’art. 7 del Testo Unico Immigrazione (D.Lgs. 286/1998), comunicare entro 48 ore all’autorità locale di pubblica sicurezza la cessione dell’alloggio o l’ospitalità, indicando le proprie generalità, quelle dello straniero e gli estremi del documento. La sanzione per l’omissione va da 500 a 3.500 euro. Esiste anche un obbligo storico di comunicazione di “cessione di fabbricato” (art. 12 D.L. 59/1978) verso la stessa autorità entro 48 ore, ma per i contratti registrati la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate ne assorbe l’adempimento (D.L. 70/2011): se registri regolarmente il contratto, quella parte è coperta. La comunicazione di ospitalità dello straniero ex art. 7 TU Immigrazione resta invece un adempimento a sé.

Cosa puoi conservare e per quanto: i limiti GDPR

Quando raccogli documenti dei candidati stai trattando dati personali, e il GDPR (Reg. UE 2016/679) ti impone due principi che cambiano il modo in cui gestisci la selezione.

Il primo è la minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c): i dati devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”. Tradotto per chi affitta: raccogli solo ciò che serve a decidere, non l’intero faldone della vita di una persona.

Il secondo è la limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e): i dati vanno conservati “per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità”. Cioè: i documenti dei candidati che non scegli vanno cancellati una volta presa la decisione. Non ha senso tenere le buste paga di cinque persone che non sono diventate tue inquiline.

In pratica, regole semplici e difendibili:

1. Chiedi solo ciò che serve. Documento, reddito, eventuale garante. Niente estratti conto integrali, niente dati sanitari o sulla vita privata.
2. Cancella i dati dei non selezionati. Finita la selezione, le copie dei candidati scartati si eliminano. Tenerle “per ogni evenienza” è esattamente ciò che il principio di limitazione vieta.
3. Conserva quelli dell’inquilino scelto per il tempo del contratto (più i termini di eventuali contestazioni e adempimenti fiscali), poi elimina.
4. Tieni i documenti in un posto sicuro, non sparsi tra chat e gallerie del telefono.

Su quest’ultimo punto, se gestisci più stanze, tenere i documenti di ogni contratto in un archivio condiviso e ordinato ti evita di averli copiati in venti conversazioni WhatsApp diverse. In Plinthos i documenti (PDF, JPEG, PNG) restano legati all’appartamento e all’inquilino, su server europei con cifratura, e quando un rapporto finisce sai dove sono per cancellarli. È la differenza tra una gestione che rispetta la minimizzazione e un caos di file dimenticati su cui non hai più controllo.

Errori comuni nella selezione

Cinque scivoloni che vediamo spesso, e come evitarli.

1. Annunci con filtri vietati. “No stranieri”, “solo referenziati italiani”, “no coppie”: i filtri sull’origine sono discriminazione diretta. Scrivi i requisiti in termini di solvibilità (reddito, garante), non di chi è la persona.
2. Criteri diversi per persone diverse. Chiedere tre buste paga a uno e l’estratto conto a un altro è il modo più veloce per esporsi a una contestazione. Stesso metro per tutti.
3. Conservare tutto per sempre. Tenere i documenti dei candidati scartati viola la limitazione della conservazione. Cancella appena hai deciso.
4. Chiedere documenti irrilevanti. Casellario, stato di salute, religione: non c’entrano con il pagare il canone e ti mettono nella posizione di trattare dati che non sai giustificare.
5. Dimenticare la comunicazione per gli stranieri. L’ospitalità a un cittadino straniero va comunicata entro 48 ore (art. 7 D.Lgs. 286/1998). È un obbligo tuo, e l’omissione ha una sanzione.

Domande frequenti

Posso chiedere la busta paga all’inquilino?

Sì. Chiedere le ultime due o tre buste paga (o il contratto di lavoro, o la CU per chi è autonomo) è una richiesta proporzionata per valutare se il candidato può sostenere il canone. La condizione è chiederla a tutti i candidati con lo stesso criterio e non conservarla oltre il necessario. Non esiste una “busta paga obbligatoria” imposta dalla legge: è uno strumento di verifica, non un requisito di legge.

È legale rifiutare un inquilino perché straniero?

No. Rifiutare l’affitto in base alla razza o all’origine etnica è discriminazione diretta vietata dal D.Lgs. 215/2003, che copre espressamente l’accesso all’alloggio. Puoi valutare la solvibilità di un candidato straniero con gli stessi criteri usati per chiunque (reddito, garante, regolarità del permesso di soggiorno), ma l’origine in sé non è un criterio ammesso.

Posso chiedere il permesso di soggiorno?

Sì, per verificare la regolarità del soggiorno e la sua scadenza, che è un’informazione pertinente alla durata del rapporto contrattuale. Diverso è rifiutare a priori chi non è cittadino italiano: quello è discriminazione. Ricorda inoltre che, se ospiti un cittadino straniero, sei tu a dover comunicare l’ospitalità all’autorità di pubblica sicurezza entro 48 ore (art. 7 D.Lgs. 286/1998).

Devo cancellare i documenti dei candidati che non scelgo?

Sì. Il principio di limitazione della conservazione (GDPR art. 5, par. 1, lett. e) impone di non tenere i dati oltre la finalità per cui li hai raccolti. Una volta scelto l’inquilino, le copie di buste paga e documenti dei candidati scartati vanno eliminate. Conservi solo quelli dell’inquilino selezionato, per il tempo del contratto e degli adempimenti collegati.

Posso fare un colloquio per scegliere chi mi sta più simpatico?

Conoscere chi entrerà in casa tua è normale, soprattutto se affitti una stanza in un appartamento condiviso. Il limite è che la scelta finale non può fondarsi su origine etnica o altri fattori protetti. Un colloquio che valuta affidabilità e compatibilità con gli altri coinquilini è legittimo; un colloquio usato per filtrare in base alla provenienza no. Se affitti a coinquilini che condividono gli spazi comuni, la compatibilità è un criterio reale — ma documentala in termini neutri.

Selezionare bene un inquilino non vuol dire avere mano libera: vuol dire usare criteri economici, applicarli a tutti allo stesso modo e trattare i documenti con sobrietà. Valuti se uno paga, non chi è. Se gestisci più stanze e vuoi tenere documenti e scadenze di ogni contratto in ordine — senza copie sparse e senza dati che non ti servono più — Plinthos li mantiene legati al contratto giusto, così quando un rapporto finisce sai cosa conservare e cosa cancellare.

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Le leggi citate sono aggiornate alla data di pubblicazione dell’articolo. Per casi specifici (rifiuti contestati, controversie, obblighi verso l’autorità di pubblica sicurezza) consulta un avvocato, un’associazione di categoria o uno sportello antidiscriminazione come quelli segnalati dall’ASGI.