Registrazione contratto di locazione: tempi, costi, modello RLI

Hai firmato venerdì un contratto di locazione 4+4 per la tua bilocale a Padova. L’inquilino entra il 1° del mese prossimo. Tu pensi: “Lo registro quando comincia”. Sbagliato — il termine parte già adesso, non dal giorno in cui prendi la prima mensilità.

La registrazione del contratto di locazione abitativa va fatta entro 30 giorni dalla data di stipula (o dalla decorrenza, se anteriore) presso l’Agenzia delle Entrate, presentando il modello RLI in via telematica o all’ufficio territoriale. Il costo, in regime ordinario, è il 2% del canone annuo (minimo €67 per la prima annualità) più €16 di imposta di bollo ogni 4 facciate del contratto. Con la cedolare secca, registro e bollo non si pagano: l’aliquota fissa sul canone li sostituisce.

In questo articolo: il termine dei 30 giorni e da quando parte, come si compila e si trasmette il modello RLI, quanto si paga davvero in regime ordinario, cosa cambia con la cedolare secca, le sanzioni in caso di mancata registrazione, e i codici tributo F24 ELIDE per ogni adempimento successivo (proroga, risoluzione, cessione).

Il termine dei 30 giorni: da quando parte

L’obbligo di registrare il contratto entro 30 giorni è scolpito nell’art. 13 della Legge 431/1998: “È fatto carico al locatore di provvedere alla registrazione nel termine perentorio di trenta giorni”. L’Agenzia delle Entrate specifica nella pagina ufficiale sui contratti di locazione che il termine decorre dalla data di stipula o dalla decorrenza del contratto, se anteriore.

Tradotto: se firmi il 5 maggio un contratto che decorre dal 1° giugno, il termine parte dal 5 maggio. Se firmi il 5 maggio un contratto che decorre dal 1° aprile (situazione anomala ma possibile), il termine è partito dal 1° aprile.

Due eccezioni dove la registrazione non è obbligatoria:

• Contratti di durata complessiva inferiore a 30 giorni nell’anno con lo stesso inquilino (tipicamente le locazioni brevi turistiche — ma per il CIN e il regime fiscale delle locazioni brevi valgono regole proprie).
• Comodato gratuito (non è una locazione, ma se vuoi opporlo all’Agenzia delle Entrate per ragioni IMU lo registri lo stesso, con regole diverse).

In tutti gli altri casi — 4+4, 3+2, transitorio, studenti, foresteria — devi registrare. Punto.

Modello RLI: cos’è e come si trasmette

Il modello RLI (Registrazione Locazioni Immobili) è il modulo unico che l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione per:

• registrare un nuovo contratto;
• comunicare proroghe, cessioni, risoluzioni;
• esercitare o revocare l’opzione per la cedolare secca.

Trovi il modello e le istruzioni ufficiali nella scheda dedicata sull’Agenzia delle Entrate.

Due canali per trasmetterlo:

1. Telematico (servizio RLI-web). Accedi all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS. Compili il modello online, alleghi il PDF del contratto firmato, indichi i dati catastali e i codici fiscali delle parti, paghi le imposte direttamente con addebito su conto corrente. È il canale più veloce: ricevuta di registrazione in tempo reale.
2. Cartaceo all’ufficio territoriale. Stampi il modello RLI, lo porti allo sportello dell’Agenzia delle Entrate competente per territorio insieme al contratto in due copie originali con marche da bollo applicate. Paghi l’imposta di registro con F24 ELIDE prima dell’appuntamento.

Per i proprietari di almeno 10 immobili e per gli agenti immobiliari l’uso del telematico è obbligatorio. Per chi sta sotto questa soglia il cartaceo è ancora ammesso, ma è una procedura lenta e con file. Se hai 1-3 case e un’identità digitale (SPID o CIE), il canale online è più semplice e ti risparmia il bollo cartaceo (di cui sotto).

Documenti che servono prima di iniziare

Prepara questi dati prima di aprire RLI-web — fermarsi a metà perché manca un codice catastale è la cosa che fa perdere più tempo:

• Contratto firmato in PDF (per il telematico) o in originale doppia copia (per lo sportello).
• Dati catastali completi dell’immobile: foglio, particella, subalterno, categoria, rendita. Li trovi nella visura catastale, scaricabile dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
• Codici fiscali di tutti i locatori e di tutti i conduttori.
• IBAN per addebito diretto delle imposte (se passi dal telematico) o F24 ELIDE già pagato (se passi dallo sportello — codice tributo dipende dall’operazione).
• Eventuale raccomandata all’inquilino di comunicazione opzione cedolare secca (vedi sotto).

Quanto costa in regime ordinario

In regime ordinario, registrare un contratto di locazione abitativa costa due imposte:

• Imposta di registro: 2% del canone annuo, moltiplicato per il numero di annualità. Importo minimo €67 per la prima annualità. Riferimento: Agenzia delle Entrate — quanto si paga in regime ordinario.
• Imposta di bollo: €16 ogni 4 facciate scritte del contratto e, comunque, ogni 100 righe. Sul cartaceo si applicano le marche da bollo; sul telematico l’imposta è calcolata e versata insieme al registro.

Per i contratti a canone concordato in comuni ad alta tensione abitativa, la base imponibile dell’imposta di registro è ridotta al 70% del canone (riduzione 30% prevista dall’art. 8 della L. 431/1998).

Esempio numerico: 4+4 a canone libero, €500/mese a Padova

• Canone annuo: €6.000
• Imposta di registro prima annualità: 2% × €6.000 = €120 (sopra il minimo €67, quindi paghi €120)
• Bollo: 2 marche da €16 = €32 (contratto medio di 8 facciate)
• Totale prima annualità: €152

Per le annualità successive hai due strade:

• Pagamento anno per anno: 2% del canone (con eventuale aggiornamento ISTAT) entro 30 giorni dall’inizio della nuova annualità. F24 ELIDE codice tributo 1501.
• Pagamento in unica soluzione per tutta la durata: 2% × canone annuo × numero di annualità, con uno sconto pari alla metà del tasso di interesse legale moltiplicato per il numero di annualità. È conveniente solo se sei sicuro che il contratto andrà fino alla scadenza.

Sui calcoli puntuali è sempre meglio rifare i conti con un commercialista: la base imponibile cambia con canone concordato, aggiornamenti ISTAT, sospensioni e proroghe.

Cedolare secca: l’opzione che azzera registro e bollo

L’alternativa al regime ordinario è la cedolare secca, regime fiscale sostitutivo introdotto con il D.Lgs. 23/2011 art. 3. La norma è netta:

“cedolare secca, sostitutiva dell’imposta sul reddito delle persone fisiche […] nonché delle imposte di registro e di bollo sul contratto.”

Cosa significa in pratica: se opti per la cedolare, in fase di registrazione non paghi né i €67 (o il 2%) di imposta di registro, né i €16 di bollo. Paghi solo l’aliquota cedolare (21% canone libero, 10% canone concordato in comuni ad alta tensione abitativa) calcolata sul canone annuo, da versare l’anno successivo con F24 — codici tributo 1840, 1841, 1842 per acconti e saldo.

Due condizioni operative:

1. Sei una persona fisica e l’inquilino è una persona fisica che non agisce nell’esercizio di impresa o professione (con eccezioni e contrasto giurisprudenziale aperto sulle foresterie).
2. Raccomandata preventiva all’inquilino: l’art. 3 c. 11 prescrive che l’opzione “non ha effetto se di essa il locatore non ha dato preventiva comunicazione al conduttore con lettera raccomandata”. Mandala prima di esercitare l’opzione nel modello RLI. Conserva la ricevuta — è la prova che la cedolare è valida.

L’opzione si esercita in tre momenti possibili: alla registrazione iniziale (campo dedicato nel modello RLI), nelle annualità successive (entro 30 giorni dall’inizio della nuova annualità), o in sede di proroga. Vedi le istruzioni Agenzia delle Entrate sull’opzione.

C’è un trade-off importante: optando per la cedolare rinunci all’aggiornamento ISTAT del canone per tutta la durata dell’opzione (art. 3 c. 11 D.Lgs. 23/2011). Se vuoi vedere se ti conviene davvero, c’è un confronto numerico dettagliato in Cedolare secca 21%: come funziona e quando conviene davvero.

Cosa succede se non registri (o registri tardi)

Saltare la registrazione, o farla oltre i 30 giorni, costa caro su due fronti.

Sul piano fiscale: scattano sanzioni amministrative per omessa o tardiva registrazione, oltre agli interessi. Il quadro normativo italiano sulle sanzioni tributarie ha visto modifiche significative nel 2024, ed è in fase di assestamento operativo: per importi e percentuali esatte applicabili al tuo caso conviene chiedere all’Agenzia delle Entrate o a un commercialista. Lo strumento per ridurre la sanzione restando comunque in regola si chiama ravvedimento operoso: registri spontaneamente prima che l’Agenzia ti contesti la violazione e paghi una sanzione ridotta (la riduzione è tanto maggiore quanto prima ti muovi rispetto alla scadenza saltata).

Sul piano civilistico: l’art. 13 della L. 431/1998 prevede conseguenze pesanti sui patti contrari alla legge. È nulla ogni clausola che fissi un canone superiore a quello indicato nel contratto registrato, e il conduttore può chiedere la restituzione delle somme versate in eccesso entro 6 mesi dal rilascio dell’immobile. Senza registrazione il contratto, ai fini fiscali e di certezza dei rapporti, non ha la copertura piena prevista dalla legge.

La regola pratica è una sola: registra entro 30 giorni. Se per qualsiasi motivo hai saltato il termine, muoviti subito con il ravvedimento — più aspetti, più paghi.

Adempimenti successivi: proroga, risoluzione, cessione

Dopo la registrazione iniziale, ci sono tre eventi che richiedono una nuova comunicazione all’Agenzia con il modello RLI:

Evento	Termine	Imposta dovuta	F24 ELIDE
Annualità successiva (regime ordinario, no unica soluzione)	30 giorni dall’inizio della nuova annualità	2% del canone annuo, no minimo €67	codice 1501
Cessione del contratto	30 giorni dalla cessione	€67 fissi (salvo cedolare)	codice 1502
Risoluzione anticipata	30 giorni dall’evento	€67 fissi, zero se tutti i locatori hanno cedolare	codice 1503
Proroga (rinnovo contrattuale registrato)	30 giorni dalla scadenza	2% del canone × annualità di proroga	codice 1504

Sulla risoluzione anticipata vale la pena fermarsi un attimo: in regime ordinario paghi €67 fissi (riferimento: Agenzia delle Entrate — risoluzione del contratto). Se invece tutti i locatori hanno optato per la cedolare secca, non devi pagare nulla: la norma esonera dall’imposta. Comunicalo comunque all’Agenzia entro 30 giorni dall’evento — l’esonero riguarda l’imposta, non l’obbligo di registrazione.

Cinque errori che fanno perdere soldi

1. Aspettare la decorrenza del contratto per registrare. Il termine parte dalla firma, non dall’ingresso dell’inquilino. Se firmi a maggio per un ingresso a settembre, devi registrare entro giugno. Se ti accorgi del ritardo, il ravvedimento operoso ti salva ma il conto sale con i mesi di ritardo.
2. Dimenticare la raccomandata di cedolare prima dell’opzione. Senza raccomandata preventiva all’inquilino, l’opzione cedolare è inefficace e l’Agenzia ti rimette in regime ordinario con sanzioni. Mandala con qualche giorno di anticipo rispetto al modello RLI.
3. Pagare €67 di risoluzione anticipata anche con la cedolare. In cedolare la risoluzione è gratuita. Verifica prima di compilare il modello.
4. Non comunicare la proroga. Il rinnovo automatico contrattuale (es. 4+4 alla prima scadenza) va comunicato all’Agenzia entro 30 giorni e l’imposta di registro va pagata in regime ordinario. In cedolare la comunicazione resta, l’imposta no.
5. Stampare un contratto di 12 facciate ignorando il bollo. €16 ogni 4 facciate scritte e ogni 100 righe. Un contratto di 12 facciate sono 3 marche da €16 = €48, non €32. Conta le facciate prima di firmare. Per i codici tributo da indicare in F24 ELIDE per ogni adempimento (1500/1501/1502/1503/1504/1505) c’è la guida F24 ELIDE locazioni: codici tributo e compilazione.

Come Plinthos ti aiuta sulle scadenze

Plinthos non si integra con l’Agenzia delle Entrate (non c’è un “registra contratto in un click”), ma le scadenze contrattuali finiscono nello scadenziario dell’app: data inizio contratto, scadenza, eventuali proroghe. Vedi tutto in una schermata e ricevi una notifica push quando una scadenza si avvicina. Documenti come PDF del contratto, ricevute di registrazione, raccomandate di opzione cedolare, F24 pagati: li carichi nella sezione documenti dell’appartamento (PDF/JPEG/PNG fino a 20MB) e ce li hai sempre a portata di mano. Se preferisci vedere come funziona prima, come funziona Plinthos ti spiega i tre step base in due minuti.

Domande frequenti

Devo registrare anche un comodato gratuito a un parente?

Il comodato gratuito non è una locazione e non rientra nell’obbligo di registrazione dei contratti di locazione. La registrazione resta possibile (a tariffa fissa) ed è utile in alcuni casi per opporre il comodato all’Agenzia, per esempio per ragioni IMU sulla seconda casa. Le regole però sono diverse da quelle viste qui: chiedi a un commercialista.

Posso registrare il contratto io stesso senza commercialista?

Sì, soprattutto se passi dal telematico (RLI-web). Servono identità digitale (SPID, CIE o CNS), dati catastali, codici fiscali e PDF del contratto. La procedura guidata è lineare. Se hai un contratto particolare (più locatori, canone concordato con asseverazione, foresteria) il commercialista o un’associazione di proprietari ti tolgono il rischio di errori.

Cosa succede se l’inquilino entra prima che io abbia registrato?

Hai 30 giorni dalla data di stipula o dalla decorrenza, qualunque sia anteriore. Se l’inquilino entra il 1° giugno e il contratto è firmato il 1° giugno stesso, hai tempo fino al 1° luglio per registrare. L’ingresso fisico dell’inquilino in casa prima della registrazione non è un problema, purché tu rispetti i 30 giorni.

Se ho due locatori (es. comproprietà coniugi), chi registra?

L’obbligo è del locatore. Se i locatori sono più di uno, basta che uno di loro provveda. Nel modello RLI si indicano i dati di tutti, e in cedolare l’opzione va espressa da ciascun locatore separatamente (può capitare che uno opti per cedolare e l’altro no — in quel caso le regole si applicano pro quota).

Devo registrare anche se affitto una sola stanza, non tutto l’appartamento?

Sì. La L. 431/1998 si applica anche agli affitti a stanza in appartamento condiviso. I contratti standard sono gli stessi (4+4, 3+2, transitorio, studenti) — vedi Contratto 4+4: cos’è, come si registra e come si recede per la versione “intero appartamento”. Per la specificità “affitto a stanza” cambia la clausola sugli spazi comuni, non l’obbligo di registrazione. Prima ancora della registrazione, la fase più delicata con i coinquilini è la scelta di chi ammettere: vedi come selezionare un inquilino senza discriminare restando dentro i limiti di legge.

Quanto tempo ci vuole davvero per registrare in via telematica?

Se hai già SPID/CIE attivi, dati catastali e PDF del contratto, sono circa 30-45 minuti la prima volta (con curva di apprendimento sul modello RLI). Le volte successive, 15-20 minuti. La ricevuta di registrazione viene rilasciata in tempo reale dal sistema.

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Questo articolo è informativo, non sostituisce la consulenza di un commercialista. Le regole fiscali cambiano (sanzioni tributarie comprese): verifica sempre con l’Agenzia delle Entrate o un professionista prima di decidere. Per casi specifici (controversie, contestazioni, contratti complessi) consulta un avvocato o un’associazione di proprietari.