Trattenute deposito cauzionale: casi legittimi e onere della prova

Hai un trilocale a Firenze affittato per tre anni a una coppia. Alla riconsegna trovi un foro nel cartongesso del soggiorno, parquet con bruciatura di sigaretta in camera, e due bollette di riscaldamento centralizzato non pagate per 340€. Il deposito è 1.800€ e l’inquilino chiede il bonifico integrale. Tu pensi di trattenere 700€. Reggono in giudizio o ti tocca restituire tutto?

Il locatore può trattenere parte del deposito solo per somme certe, dimostrabili e documentate: canoni e oneri accessori scaduti (art. 9 L. 392/78), danni eccedenti la normale usura (art. 1590 c.c.), spese di sgombero, mancata riconsegna chiavi. L’onere della prova è sempre del locatore (art. 2697 c.c.): senza foto datate, preventivi e verbale di riconsegna firmato, in Tribunale paghi tu.

In questo articolo: trattenute che reggono e quelle che cadono, documenti necessari per ciascuna, come comunicarle e cosa fare in mediazione.

Il principio di base

Il deposito non è una somma “tua”: è una garanzia che copre inadempimenti specifici del conduttore a fine rapporto. Se ha adempiuto a tutto, va restituito per intero, oltre agli interessi legali maturati ogni anno (L. 392/78 art. 11). Le obbligazioni che giustificano una trattenuta sono limitate: pagamento del canone e diligenza del buon padre di famiglia (art. 1587 c.c.), oneri accessori (art. 9 L. 392/78), restituzione del bene nello stato di consegna salvo vetustà (art. 1590 c.c.). Fuori da questo perimetro non è trattenibile: niente lucro cessante, niente pulizie di cortesia per il prossimo inquilino. Per la parte di ingresso (quanto chiedere, modalità di versamento, interessi annui) vedi Deposito cauzionale: quanto chiedere e gestirlo legalmente.

Casi in cui puoi legittimamente trattenere

Cinque famiglie di trattenute che, se ben documentate, reggono in giudizio.

1. Canoni non pagati alla riconsegna

Anche un mese parziale conta: se l’inquilino esce il 15 del mese e ha pagato fino al mese precedente, ti deve 15 giorni pro rata. Trattenuta solida con estratto conto bancario del mancato accredito, contratto registrato con l’importo del canone, eventuale messa in mora (raccomandata/PEC) inviata durante il rapporto. È la copertura più sicura: l’importo è certo e non contestabile se il contratto è regolare. Quando l’importo non pagato è alto e l’inquilino è già moroso da mesi, il deposito è solo la prima leva: per la procedura giudiziale completa vedi Sfratto per morosità: tempi reali e costi 2026.

2. Oneri condominiali a carico conduttore

L’art. 9 L. 392/78 elenca le spese a carico del conduttore: pulizia scale, funzionamento e ordinaria manutenzione ascensore, fornitura acqua, energia elettrica condominiale, riscaldamento e condizionamento, servizi comuni. Per trattenere servono il conteggio dell’amministratore con tabella di ripartizione, le bollette dei servizi a carico diretto, e una richiesta scritta di pagamento già inviata al conduttore durante il rapporto.

L’art. 9 L. 392/78 prevede infatti che il conduttore paghi entro due mesi dalla richiesta e abbia diritto di vedere i giustificativi prima del pagamento: se non gli hai mai chiesto formalmente nulla durante il rapporto, in giudizio può sostenere di non essere mai stato in mora e la trattenuta cade.

3. Danni eccedenti la normale usura

Il riferimento è l’art. 1590 c.c.: il conduttore restituisce il bene “nello stato medesimo in cui l’ha ricevuto”, ma non risponde del deterioramento dovuto a vetustà. La linea che separa il danno da cattivo uso (addebitabile) dall’usura normale ricalca quella tra manutenzione ordinaria e straordinaria: ciò che è logorio fisiologico non è trattenibile. Tradotto:

Voce	Trattenibile	Non trattenibile
Parquet	Bruciatura di sigaretta, graffi profondi da mobile	Opacizzazione dopo 4 anni di calpestio
Pareti	Foro nel cartongesso, scritte, macchie permanenti	Segni dei mobili, sigillature ingiallite
Sanitari	Lavabo crepato, WC rotto	Calcare in zona giunture
Elettrodomestici	Piano cottura bruciato, lavatrice forzata	Filtro forno da sostituire
Porte	Anta sfondata, serratura forzata	Maniglia lasca

La trattenuta regge solo se hai foto datate ingresso dello stesso punto (esclude preesistenza), foto datate uscita del danno, inventario firmato dove la voce non risultava danneggiata, preventivo dell’artigiano (in linea di prassi almeno due sopra 300€ per congruità) e fattura della riparazione. Senza foto d’ingresso confrontabili l’inquilino può sostenere che il danno era preesistente, e l’onere della prova è tuo: per costruire correttamente la prova di partenza vedi Inventario consegna stanza: cosa scrivere per non litigare.

4. Pulizia straordinaria documentata

Non è pulizia “generica” né “pulizia profonda professionale” per preparare l’appartamento al prossimo inquilino: quella è a tuo carico. Trattenuta legittima solo se l’immobile è stato lasciato oggettivamente peggio del normale stato di pulizia: animali non autorizzati dal contratto con necessità di sanificazione (escrementi, odori, peli incrostati); fumo di sigaretta dove il contratto lo vietava, con macchie permanenti e necessità di ozonizzazione/ridipintura specifica; rifiuti, mobili rotti e materassi non smaltiti. Sempre con foto + fattura di una ditta specializzata (non scontrino del supermercato per uno sgrassatore). 200€ generici “per pulizie” senza fattura non passano.

5. Mancata riconsegna chiavi e cambio serratura

Se l’inquilino non restituisce tutte le chiavi consegnate (porta d’ingresso, cantina, garage, posta), per sicurezza puoi cambiare la serratura e trattenere il costo. Servono elenco chiavi consegnate (verbale iniziale) e riconsegnate (verbale finale) con differenza, più fattura del fabbro. Una serratura di sicurezza media costa 150-350€ posata; sopra questa fascia il giudice può ridurre la trattenuta se ritiene il costo sproporzionato all’effettiva esigenza.

Casi in cui NON puoi trattenere

Le voci che fanno perdere la causa più di frequente. Sono trattenute “intuitive” per il proprietario ma non per il giudice.

Normale usura del tempo

Segni di mobili sulle pareti, pavimenti opachi, sigillature ingiallite, piastrelle scheggiate isolate, divani con tessuto consumato dopo 3-4 anni: è degrado conforme al “buon padre di famiglia” (art. 1587 c.c.) e rientra nella vetustà (art. 1590 c.c.). Il deposito non lo copre.

Tinteggiatura dopo 4+ anni

L’orientamento maggioritario della giurisprudenza di merito considera la tinteggiatura periodica come manutenzione ordinaria a carico del locatore quando il rapporto è durato abbastanza da imbruttire le pareti per il solo passare del tempo (tipicamente oltre i 4 anni). Trattenere 500-800€ “per ridipingere tutto” dopo 5 anni è tra le voci più frequentemente cassate. Eccezione: danni specifici (macchie permanenti, fori non chiusi, scritte, muffa da incuria) consentono di addebitare la ridipintura di quella parete con foto e preventivo.

Danni preesistenti non documentati

Senza verbale con foto al momento della consegna iniziale, l’art. 1590 c.c. impone una presunzione pesante a tuo carico: “In mancanza di descrizione, si presume che il conduttore abbia ricevuto la cosa in buono stato di manutenzione”. L’inquilino può sostenere che il danno c’era già, e la presunzione di legge gli evita la responsabilità.

Pulizia generica, vetustà di arredi, lucro cessante

La pulizia di rifinitura tra un inquilino e l’altro è costo dell’impresa, non danno. Divano consumato, lavatrice rumorosa per usura motore, guarnizione frigo molla: è vetustà — sostituirli per affittare meglio è scelta tua. I 30-60 giorni di rilocazione sono tuo rischio d’impresa, non si scaricano sul deposito (salvo recesso anticipato senza diritto, dove ti rivali per le specifiche mensilità contrattuali).

Onere della prova: cosa devi avere in mano

L’art. 2697 c.c. è il principio generale: chi vuol far valere un diritto in giudizio deve provare i fatti che ne costituiscono il fondamento. Nella trattenuta del deposito il diritto a trattenere lo fai valere tu, locatore: sei tu a dover provare l’inadempimento del conduttore. L’inquilino non deve provare di aver lasciato l’appartamento “perfetto” — sei tu a dover provare che lo ha lasciato danneggiato oltre la normale usura, o che canoni e oneri accessori erano impagati.

Il pacchetto documentale minimo per ogni trattenuta:

Tipo di trattenuta	Documenti necessari
Canoni non pagati	Contratto registrato + estratto conto bancario + eventuali raccomandate/PEC di sollecito
Oneri condominiali	Conteggio amministratore + tabella ripartizione + richiesta scritta al conduttore durante il rapporto
Danni all’immobile	Inventario consegna firmato + foto datate ingresso + foto datate uscita + preventivo (almeno 2 se sopra 300€) + fattura riparazione
Pulizia straordinaria	Foto stato di degrado + fattura ditta specializzata
Sgombero rifiuti/mobili	Foto + fattura ditta sgombero
Cambio serratura	Verbale chiavi consegnate + verbale chiavi riconsegnate (con differenza) + fattura fabbro
Danni gravi (>1.500€)	Tutto sopra + perizia tecnica di geometra o architetto

Per danni superiori a 1.500€, una perizia di un tecnico abilitato (geometra, architetto) vale in mediazione e giudizio molto più di un preventivo singolo: costa 200-500€ ma cambia l’esito del contenzioso.

Plinthos traccia per ogni contratto deposito versato, data del bonifico e trattenute con note e foto allegate: a fine rapporto il pacchetto documentale è già pronto invece di rincorrere foto sparse nel telefono.

Il pacchetto da inviare al conduttore

Quando hai chiuso il conteggio, comunicalo per PEC o raccomandata A/R. WhatsApp, SMS, telefonate non fanno prova della messa in mora. La lettera deve contenere:

1. Premessa con estremi contratto e data riconsegna chiavi
2. Importo deposito versato all’origine
3. Interessi legali maturati anno per anno (tasso applicabile e somma) e quanto già versato
4. Trattenute voce per voce, ciascuna con descrizione del fatto (es. “foro di 15 cm nel cartongesso del soggiorno, parete sud”), riferimento documentale (“foto allegato 3, preventivo cartongessista del 12/06/2026 allegato 4”) e importo
5. Calcolo finale: deposito + interessi - trattenute = saldo netto
6. Richiesta dell’IBAN dell’inquilino se non l’hai
7. Termine entro cui esegui il bonifico (es. “entro 15 giorni dal ricevimento IBAN”)

In allegato: foto, preventivi, fatture, verbale di riconsegna, conteggio amministratore. Conserva la ricevuta PEC o raccomandata.

Regola pratica: anche se contesti, bonifica subito la parte non contestata. Se devi restituire 1.800€ e trattieni 700€ documentati, manda subito 1.100€ e comunica le trattenute per iscritto. Tenere fermo tutto il deposito per una contestazione parziale è il modo più rapido per perdere anche le trattenute che avresti vinto.

Se l’inquilino contesta: mediazione e Tribunale

L’inquilino che non è d’accordo manda quasi sempre una diffida via PEC o raccomandata del suo avvocato o di un’associazione, con messa in mora e richiesta di restituzione integrale + interessi + spese legali. Tre regole valgono da subito.

Mediazione preventiva obbligatoria — D.Lgs. 28/2010 art. 5 (riformato dal D.Lgs. 149/2022 “Cartabia”): per le controversie in materia di locazione, compresa la restituzione del deposito, l’inquilino deve depositare istanza presso un organismo accreditato e invitarti al primo incontro prima del Tribunale. Se non ti presenti senza giustificato motivo, il giudice può desumere argomenti di prova (art. 116 c.p.c.), applicare una sanzione pari al doppio del contributo unificato (art. 12-bis D.Lgs. 28/2010 post-Cartabia) e tenerne conto sulle spese. Conviene andare al primo incontro: dura un’ora, costa poco, spesso si trova un accordo.

Competenza esclusiva del Tribunale per materia, indipendentemente dal valore (Cass. civ. sez. VI ord. 02/04/2015 n. 6811; Cass. civ. sez. III, 31/01/2006 n. 2143): anche per 300€ contestati il giudice competente è il Tribunale, non il giudice di pace. Una causa proposta davanti al giudice di pace è soggetta a declaratoria di incompetenza.

Prescrizione decennale: il diritto del conduttore alla restituzione del deposito si prescrive in 10 anni (art. 2946 c.c.), non in 5. Il deposito non è prestazione periodica e non rientra nell’art. 2948 n. 3 c.c. Conserva l’intero pacchetto documentale per almeno 10 anni dalla riconsegna: una causa può arrivare 6-8 anni dopo.

Se perdi, paghi importo contestato + interessi dalla riconsegna + spese di mediazione + legali di controparte. Tempi medi indicativamente 8-15 mesi, costi totali del soccombente indicativamente 1.500-3.500€ a fronte di una trattenuta tipica di 500-800€. Regola: trattieni solo cifre certe e documentate, o restituisci tutto.

Vedi anche: Restituzione deposito cauzionale: tempi, interessi, contestazioni per tempi di restituzione, conteggio interessi anno per anno e gestione della procedura.

Cosa fare in pratica: la sequenza dalla riconsegna al bonifico

1. Riconsegna: verbale firmato da entrambi con stato di ogni stanza, lettura contatori, elenco chiavi, foto datate. Una copia per ciascuno.
2. Entro 7-10 giorni: preventivi e ricevute per i danni. In linea di prassi, sopra 300€ due preventivi; sopra 1.500€ valuta perizia tecnica.
3. Entro 30 giorni: invia per PEC o raccomandata conteggio finale + allegati + richiesta IBAN.
4. Entro 45-60 giorni: bonifica il saldo netto. Conserva la ricevuta.
5. Per 10 anni: conserva l’intero pacchetto documentale (prescrizione art. 2946 c.c.).
6. Se ricevi diffida: rispondi entro 15 giorni con documentazione, partecipa alla mediazione, valuta una transazione se la contestazione è inferiore a 800-1.000€.

Domande frequenti

Posso trattenere il deposito senza inventario di consegna iniziale?

Sì, ma è molto più difficile. L’art. 1590 c.c. dispone che, in mancanza di descrizione iniziale, si presume che il conduttore abbia ricevuto la cosa in buono stato di manutenzione: alla riconsegna può sostenere che il danno era preesistente, e sei tu a dover provare il contrario. Per danni macroscopici puoi sostenerlo con testimoni o evidenze indirette, ma il rischio di soccombenza è alto.

Quali soglie ci sono per la “normale usura”?

Nessuna soglia fissata dalla legge. Si valuta caso per caso secondo la diligenza del buon padre di famiglia (art. 1587 c.c.) e la vetustà (art. 1590 c.c.). Indicazioni come “tinteggiatura non addebitabile dopo 4 anni” sono orientamenti maggioritari di merito, non regole assolute: il giudice può discostarsene se le prove indicano un uso particolarmente trascurato o diligente.

Posso trattenere per oneri condominiali senza aver mai chiesto pagamento durante il rapporto?

Difficile. L’art. 9 L. 392/78 prevede che il conduttore paghi entro due mesi dalla richiesta e veda i giustificativi. Senza richiesta scritta (mail, raccomandata o PEC con conteggio amministratore) inviata durante il rapporto, l’inquilino può sostenere di non essere mai stato in mora.

La trattenuta per “fumo di sigaretta” è sempre legittima?

Solo a due condizioni cumulative: il contratto vietava espressamente di fumare, e hai documentazione fotografica del degrado specifico (macchie permanenti, odore documentato da una ditta specializzata che attesti la sanificazione necessaria). Senza divieto contrattuale, il fumo è uso conforme al “buon padre di famiglia” e non è addebitabile.

Se l’inquilino non viene al sopralluogo, posso fare il verbale da solo?

Sì, con cautele. Convoca per PEC o raccomandata con 7-10 giorni di preavviso. Se non si presenta, fai il sopralluogo con un testimone (tecnico, vicino, membro di associazione proprietari), foto datate di tutto, e redigi un verbale unilaterale che richiama convocazione e mancata presenza. Con convocazione documentata e testimone regge ragionevolmente; senza, ha valore probatorio molto debole.

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Riassumendo: trattieni solo per canoni e oneri accessori non pagati, danni eccedenti la normale usura (art. 1590 c.c.), pulizia straordinaria documentata, sgombero e cambio serratura. Niente trattenute per usura, tinteggiatura dopo 4+ anni, pulizie generiche, sostituzioni di vetustà o lucro cessante. L’onere della prova è del locatore (art. 2697 c.c.): foto datate ingresso/uscita, inventario firmato, preventivi e fatture, perizia per danni gravi. Comunicazione PEC o raccomandata voce per voce, bonifico immediato della parte non contestata, conservazione documenti per 10 anni (art. 2946 c.c.). Mediazione preventiva obbligatoria (D.Lgs. 28/2010 art. 5), poi Tribunale per materia (Cass. 6811/2015, 2143/2006).

Se vuoi smettere di rincorrere foto e ricevute tra cellulare e mail, in Plinthos tracci ogni contratto con deposito, trattenute, note e foto in un unico posto: a fine rapporto il conteggio è già pronto, voce per voce, con i documenti già al loro posto da allegare alla PEC.

Le leggi citate sono aggiornate alla data di pubblicazione dell’articolo. Per casi specifici (controversie su trattenute consistenti, perizie tecniche, cause già avviate, contratti con clausole non standard) consulta un avvocato o un’associazione di proprietari.